WPS长文档编辑技巧之二:对样式的设置与修改

　　目录：

      1、使用系统内置样式

　　2、如何修改样式

　　3、如何自定义样式

　　4、在文档使用多级编号　

　　5、结合样式编辑文档大纲

　　6、利用文档结构图查看大纲结构　　

　　正文：

　　1、使用系统内置样式

在使用样式中尽可能使用WPS内置的样式，这样可以减少我们的工作量。　　

内置样式是指WPS文字中本身自带的样式，包括：正文、标题1、标题2、标题3、默认段落字体等样式，当打开一个新的WPS文档时，通常在“样式和格式”任务窗格中可看到这四个，如图6所示。　　

当然，内置样式不仅仅就这几个，单击“样式和格式”任务窗格的“显示”框，选择“所有样式”，如图7，这时显示的是WPS内置的所有样式和格式（包括段落样式与字符样式）。

图6　图7

　　2、如何修改样式　　　　

当内置样式无法满足我们文档格式的要求时，就应该考虑修改样式，使其“为我所用”。WPS的“样式和格式”任务窗格提供了可以方便修改和新建样式的界面。修改样式的方法是：鼠标移到“样式和格式”任务窗格中“请选择要应用的格式”的样式（如“标题1”）上点击右侧的下拉框，在下拉菜单中点击“修改”按钮，弹出“修改样式”对话框，按需要设置相应的格式（如图8）

图8

　　《介绍》的样式设置：　　在修改样式对话框中单击“格式”按钮，单击“编号”，在“项目符号和编号”对话框，选择“多级编号”选项卡的列表编号的最后一种样式，点击“确定”即可，这样标题样式就有了正规的编号。

　　3、如何自定义样式　　

如果你觉得修改样式不能满足你的要求，又不想破坏系统内置的样式，你需要DIY自己喜欢的样式，那么就使用自定义样式吧。默认的“正文”样式首行是顶格的，而我们中国人的习惯是首行空二格，所以，这里需要新建样式。方法：单击“样式和格式”任务窗格的“新样式”按钮，在“新建样式”对话框中“名称”框为新样式起一个有意义的名字，其它也可作相应的设置。(如图9)

图9

　　《介绍》的设置如图10，即新建一个样式的名称为“首行空二格”的样式，其它的不变。相同的方法，也可修改或新建其它样式。

图10

　　4、在文档使用多级编号　　　　

定义好样式以后，就要考虑多级编号的使用了，因为通常在长文档中会经常要描述有“层次感”的知识点，例如像大纲这种层次很清晰的结构，同时多级编号还可以把编号与样式动态链接起来。　　

操作方法：　　选择“格式｜项目符号和编号”，在“多级编号”选项卡中单击“自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”对话框，单击“高级”按钮，可看到右下方的“将级别链接到样式”（标题1），这个就是把多级编号与样式链接起来的地方。　　

编号格式：“级别1”对应于“标题1”，“级别2”对应于“标题2”，以此类别，这样编号就跟标题样式链接起来了（如图11）。

图11

　　5、结合样式编辑文档大纲

　　在“页面设置、样式定义、多级编号”都设置好后，就应该开始为长文档写大纲了，大纲是整个写作过程中最重要的一步，它好比一棵大树的主杆，主杆粗壮、结实，才能长出茂密的枝叶。通常写作的顺序是先写好大纲，再在大纲中添加相关的内容。　　建议一边写大纲，一边设置样式，这样，在文档结构图就会及时显示所对应的大纲级别。（如图12）

图12

　　然后就是向大纲中写具体正文的过程，在写作过程中要养成一边写作一边设置对应的样式的习惯。　　

在此过程中可能会使用到的功能有：　　

1.多级编号：对于有的内容是有次层时可以使用，这样层次比较清晰。　　

2.项目编号：对于同层次或一类的内容则可使用。　　

3.格式刷：对于设置相同格式的字符样式或段落样式很好用（尤其是不习惯于用“样式和格式”的人）。　

　提示：如果希望对某段设置指定的样式，最快捷的方法是将光标定位到该段的任何位置，设置段落样式即可，而不需要全选该段落。

　　

　　6、利用文档结构图查看大纲结构

　　制作大纲时，用户往往都希望及时看到大纲的层次，利用“文档结构图”就是最好的选择。“文档结构图”是一个独立的窗格，能够显示文档的大纲级别列表。使用“文档结构图”可以对整个文档进行快速浏览。之所以我们制作的大纲标题能够显示在文档结构图中，正是因为系统内置的标题样式（标题1~标题9）与文档中的大纲级别相对应。如图13。

图13

　　打开文档结构图的方法通常两种方法：　　

1.单击“常用”工具栏上的“文档结构图”按钮，文档左侧便显示“文档结构图”窗格。　

2.单击“视图｜文档结构图｜靠左”菜单项，文档左侧便显示“文档结构图”窗格。　　

这样就可以准确及时的浏览到整个文档的大纲结构，在写作的过程中也可以快速的定位到每一个标题所在的位置。

其他的注意事项：

什么是后续段落样式？

例如：我们定义一个段落样式，样式名为"我的正文",其格式为楷体、五号、首行缩进2个字符，后续段落样式设为“标题1”并确定。选取文档中某个段落并应用段落样式“我的正文”，你会发现该段落的格式被设置为楷体、五号、首行缩进2个字符，此时，将光标定位到该段落的最后一行，按回车并输入内容，你会发现这个新段落（后续段落）应用的样式为“标题1”。

标题与编号的绑定问题？

wps中“格式”->“样式和格式”，在编辑区右侧出现的各种标题，修改它与编号绑定，从软件角度来讲，标题是发起者，它去发起标题与编号的绑定。不管怎么使用，问题会出现如图：

即二级标题及三级标题，都是我行我素，不出现 2.1树，2.1.1大树，2.1.2小树，2.2花……这种需要的格式，网上找遍了，终于自学成菜，效果如下：

方法其实非常简单。

“格式”->“项目符号和编号” ->“多级编号”或自定义编号，如下图把各级定义好

通过这种“编号主动发起的与标题的绑定”后，再使用编辑区右侧的 样式列表，将各标题刷下，就可以了。

如何设置正文首行自动缩进两空格？

我们在用WPS2005编辑文档时，我们总是习惯于首行缩进2字符，使文档规范且美观。以前的WPS都有自动空格的设置，可是新版本却放弃了这个具有中国特色的功能。WPS中首行缩进是个很不错的功能，是用户使用频繁的一个操作。每次打开WPS文字，都需要自己手动设置首行缩进，很麻烦，有没有什么办法快速搞好呢？为了避免每次新建文档都进行重复设置！这里就简单介绍下WPS设置段首自动空两格的方法！不会的朋友可以参考下哦，希望对大家有所帮助。

具体方法：

1．启动WPS文字。然后注意到右侧，如果有新建文档就打开，没有的话就按下Ctrl+F1组合键会出现的

2．点开之后选择样式和格式选项！并打开

3．打开之后在找到正文的选项。点击

4．然后在正文后面点击。会出现一个修改的选项，然后打开！

5．然后找到左下角“格式"的选项。

6．点开之后选择段落

7．然后在找到特殊格式。然后在下面的下拉列表框选择首行缩进！

8．选项框后面设置两个字符。

9．然后点击确定按钮，我们在来看看设置后的效果！