第六周 Word目录和索引

第六周　Word目录和索引

教学时间	2013-4-2
教学课时	2
教案序号	5
教学目标	能正确使用索引、目录等

教学过程：

复习提问

1、脚注和尾注的区别是什么？
2、如何插入脚注和尾注？
3、如何删除所有的脚注和尾注？
4、如何自动添加题注？
5、如何使用交叉引用？

新课

一、目录
　　目录就是文档中各级标题以及页码的列表，通常放在文章之前。Word目录分为文档目录、图目录、表格目录等多种类型。
1、创建目录
方法一：通过制表位创建静态目录

方法二：通过标题样式创建目录

（1）选择“插入―引用―索引和目录”命令，点选“目录”选项卡

　

（2）文档内容改变时，运用“更新域”或按“F9”实现更新目录。

（3）我们还可以在“索引和目录”对话框中，单击“选项”按钮，打开“目录选项”对话框，设定其中的功能选项。

注意：需先勾选“样式”选项才可设定各种样式在目录中的级别，Word可设定9个目录级别，而哪个样式为哪一级别则是依字段中输入数字来控制，数字越大则代表该样式级别越低。

方法三：通过大纲级别及其他样式创建目录

　　Word2003默认目录也可建自大纲级别，即一段文本若未设置标题样式，但设置了大纲级别，也可生成目录。

打开“大纲”工具栏，可设置“正文文本”为“1级”大纲级别

方法四：通过目录项域创建目录

　　目录项，就是可被引用创建为目录的文字。
创建方法：
（1）先选中需要创建目录的文字，按下Alt+Shift+O组合键，弹出“标记目录项”对话框，为目录项选择相应的级别，点击“标记”按钮。

（2）选择“插入―引用―索引和目录”命令，点选“目录”选项卡

（3）单击“选项”按钮，打开“目录选项”对话框，勾选“目录项域”

2、创建图表目录
　　图表目录是指文档中的插图或表格之类的目录。图表目录的创建主要依据文中为图片或表格添加的题注。

　　图目录也可通过其他样式生成，可以点击“选项”按钮，根据自选样式创建图目录，其设置方法与一般目录相同。

3、修改与更新目录
（1）修改目录
　　在“目录”和“图表目录”选项卡的右侧都设有“修改”按钮，可以通过修改目录改变目录的格式，使之满足个性化修饰的要求。

（2）更新目录
　　在目录域上单击右键，选择“更新域”或按“F9”，可更新目录。

二、索引
　　“索引”就像一条线索，每一条线索对应一份完整的信息，在一本书或一篇文档中索引所扮演的角色相当重要，关键字所传递出的信息让我们不费吹灰之力就能快速找到所需内容。

索引和目录的区别：

　　所谓“目录”，就是文档中各级标题的列表，它通常位于文章扉页之后。目录的作用在于，方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容，同时比较容易了解文章的纲目结构。 
　　所谓“索引”，就是以关键词为检索对象的列表，它通常位于文章封底页之前。索引的作用在于，阅读者可以根据相应的关键词，比如人名、地名、概念、术语等，快速定位到正文的相关位置，获得这些关键词的更详细的信息。在我们使用过的中学数理化课本中，最后通常都有索引，列出了重要的概念、定义、定理等，方便我们快速查找这些关键词详细信息。 
　　索引侧重于让你找到你要找的文章，目录侧重于显示整篇文章的结构。

1、标记索引项
采用标记索引项方式适用于添加少量索引项。
方法：选择“插入―引用―索引和目录”命令，点选“索引”选项卡，点击“标记索引项”按钮
快捷键为Alt+Shift+X

2、自动索引
　　如果有大量关键词需创建索引，需使用自动索引。
　　将所有索引项存放在一张双列的表格中，再由自动索引命令导入，实现批量化索引项标记，这个含表格的文档被称为索引自动标记文件。
　　双列表格的第一列键入要搜索并标记为索引项的文字，第二列中键入第一列中文字的索引项。
方法：点击“索引”选项卡上的自动标记按钮，打开“打开索引自动标记文件”对话框，选择准备好的索引自动标记文件。

3、创建索引
方法：插入-引用-索引和目录-索引，可利用索引文字插入索引目录

 

三、书签
　　若在文件中包含大量的文字数据，那么当别人阅读文件时，必定会因冗长的篇幅而让人丧失阅读兴趣，所以在编辑长篇文档时，我们就可以使用word 提供的“书签”功能，它可以让我们快速找到所需要的数据哦！
1、书签的作用
　　书签又称标签，用于在文档中跳转到特定的位置，在定位文档位置时给用户带来很多方便。

2、书签的插入
　　要使用书签，首先在文档插入书签，方法如下：
（1）单击要插入书签的位置或者选定要加书签的一段文字。
（2）单击【插入】菜单中的【书签】菜单项，会出现对话框。

（3）在【书签名】下面，键入或选择书签名。
（4）单击【添加】按钮，便为文档添加了一个书签。

◆书签名长度为1-40个字符，必须以字母开头，可包含数字但不能有空格。可以用下划线符号来分隔文字，例如：“书签_1”。

3、利用书签定位 
　　要利用书签转到指定的位置，只需打开【书签】 对话框，然后选择一个书签名，单击【定位】按钮即可转到这个书 签的所在位置。用户还可以利用【查找和替换】对话框的【定位】 选项卡来定位。具体方法如下：
（1）单击【编辑】菜单中的【定位】菜单项，弹出【查找和替换】对话框，并自动选中了【定位】选项卡。
（2）在【定位目标】列表框中选择【书签】项，在【请输入书签名】下面的下拉列表框中选择存在的书签名，也可以直接输入已 有的书签名。
（3）单击【定位】按钮，即可转到这个书签的所在位置。

4、显示书签 
　　书签可以显示在屏幕上，也可以隐藏起来不显示，这根据用户的喜好。
　　要显示文档中的书签，首先单击【工具】菜单中的【选项】命令， 然后单击【视图】标签。在【显示】选项组中，选中【书签】复选框，书签就会显示在屏幕上，书签在屏幕上显示一个方括号，在打印时，代表书签的方括号不会被打印出来，如果在插入书签时没有选中文字，那么书签标记就在一个位置，方括号的两边会合在一起，成为一个“I”形。

5、超级链接到书签： 
　　选中文字――超链接――本文档中的位置

6、书签和引用
　　可以通过引用书签的位置创建交叉引用。

课堂练习5

课堂练习5下载

要求：

1、打开“01静态目录.doc”文件，通过制表位创建如下图所示的目录。

2、打开“02浙江旅游.doc”文件，通过标题样式创建如下图所示的目录。

3、打开“03旅行社.doc”文件，通过设置大纲级别的方式创建如下图所示的目录。

4、打开“04毕业论文.doc”文件，完成如下操作：
（1）为论文正文定义样式和应用样式。
一级标题：样式名为“一级标题”，样式为黑体、三号、居中；
二级标题：样式名为“二级标题”，样式为黑体、小三、1.5倍行距 ；
三级标题：样式名为“三级标题”，样式为楷体、四号、1.5倍行距 。
（2）在第二页中通过为样式设置目录级别来创建论文目录（到三级标题）。

5、打开“05论文.doc”文件，通过设置目录项域的方式在第一页创建如下图所示的目录。

6、打开“06乒乓球.doc”文件，完成如下操作：
（1）使用多级符号对章名、小节名进行自动编号。要求：
 章号的自动编号格式为：第X章（例：第1章)，其中：X为自动排序。阿拉伯数字序号。对应级别1。居中显示；
 小节名自动编号格式为：X.Y，X为章数字序号，Y为节数字序号（例：1.1），X，Y均为阿拉伯数字序号。对应级别2。左对齐显示。
（2）对正文中的图添加题注“图”，位于图下方，居中。要求：
 编号为“章序号”-“图在章中的序号”（例如第1章中第2幅图，题注编号为1-2）；
 图的说明使用图下一行的文字，格式同编号；
 图居中。
（3）在第一页创建如下图所示的图目录。

7、打开“07论文索引.doc”文件，利用“07自动标记文件.doc”，通过自动标记索引项在第一页为毕业论文创建索引。

8、建立文档“08Example.doc”，由六页组成。其中：
（1）第一页中第一行内容为“浙江”，样式为“正文”；
（2）第二页中第一行内容为“江苏”，样式为“正文”；
（3）第三页中第一行内容为“浙江”，样式为“正文”；
（4）第四页中第一行内容为“江苏”，样式为“正文”；
（5）第五页中第一行内容为“安徽”，样式为“正文”；
（6）第六页为空白；
（7）在文档页脚处插入“第X页 共Y页”形式的页码，居中显示；
（8）使用自动索引方式，建立索引自动标记文件“8MyIndex.doc”，其中：标记为索引项的文字1为“浙江”，主索引项1为“Zhejiang”；标记为索引项的文字2为“江苏”，主索引项1为“Jiangsu”。使用自动标记文件，在文档“08Example.doc”第六页中创建索引。