项目PMP之九项目资源管理

项目PMP之九——项目资源管理

 

一、定义：实物资源管理，有效和高效的方式进行实物资源进行分配管理

• 核心理念：贡献专业技能和增强对项目的责任感；提高保持团队满意度和积极性，培养团队技能和能力；实物管理重视有效和高效
• 趋势：资源管理方式；情商；自组织团队；虚拟团队/分布式团队

二、过程：

1. 规划资源管理：确定什么时候需要什么资源
   • 概念：确保项目成功的足够可用资源，考虑稀缺资源的可用性和竞争，以及内外部不同的获取方式
   • 分类：
     • 团队资源管理：专业技能、满意度、积极性以及职业道德行为
     • 实物资源管理：有效和高效分配及使用资源
   • 工具：
     • 专家判断：
     • 数据表现：描述团队的角色和职责
       • 层次型：组织架构结构图；自上而下的显示各种职位及关系
         • 工作分解结构（WBS）：明确高层职责
         • 组织分解机构（OBS）：明确各自的工作职责
         • 资源分配结构（RBS）：与WBS结合，对实物资源的层级列表
       • 责任分配矩阵（RAM）：通过RACI（执行、负责、咨询和知情）的方式来分配每个人的工作职能；有可能添加S，协作部门
         • 父子级别分类，工作包为父级别；再拆分工作包建立子集
         • 

           

       • 文本型：职责描述
     • 组织理论：个人、团队和组织的行为方式
     • 会议
   • 产出物：
     • 资源管理计划：
       • 角色与职责：角色（职务）；职权（决策、签字批准、验收的权利）；职责（完成项目工作）；能力（完成项目活动的能力）
       • 项目组织图
       • 团队（人员）配管管理计划：人员招募；资源日历（直方图，工作班次）；遣散计划；培训；认可与奖励；合规性（法律法规）；安全
       • 实物分配管理计划
     • 团队章程：团队价值；与基本规则结合（可接受行为，遵守规则）
2. 估算活动资源：明确资源种类、数量和特性
   • 输入：资源日历：涉及资源可用性分布和资源属性，确保资源和活动不冲突
   • 工具：专家判断、自下而上估算、类比估算、参数估算、数据分析（备选方案）、项目管理系统、会议
   • 输出：
     • 资源需求：所需资源的类型、类型、可用性和数量
     • 资源分解结构：资源层级结构，有助于指导项目的分类活动，用户获取和监督资源
3. 获取资源：概述和指导资源的选择，并将其分配给相应的活动；内部职能经理或资源经理分配，外部通过采购
   • 对团队成员不一定有决策权
   • 工具：
     • 决策：多标准决策分析（额外加权：可用性、成本、能力、经验、知识、技能、态度、国际因素）；特殊资源：直接控制权的资源、构成项目制约因素的资源和能力较低的代替资源
     • 人际和团队技能（谈判）：职能经理谈获得最佳资源；其他项目团队谈稀缺货特殊资源；外包
       • 关注点：60（爱，关注）；70（权）；80、95前（钱，奖金）；95后（愿景，期望，目标，画饼）
     • 预分派：提前分配，事先选定（竞标合同说明；特殊技能人员；章程指定人员）
     • 虚拟团队：通过现代沟通技术进行工作，共同目标，沟通规划非常重要（地区、文化差异，时区）
   • 产出：
     • 团队成员派工单：角色和职责以及分配方式
     • 实物资源分配单：使用的实物资源
4. 建设团队：相互信任的团队、提高交付成果的能力、团队协作、团队凝聚力；提高工作能力、促进团队互动和改善团队氛围进而提升绩效
   • 模型：塔克曼阶梯理论（状态可跳跃，可回退）
     • 形成阶段：成员认识相对独立（相互认识）
     • 震荡阶段：本职工作和项目管理方法确认（不信任导致效率低下）
     • 规范阶段：协同工作，互相学习（调整习惯，互相信任）
     • 成熟阶段：有序工作，互相依靠（组织有序，相互依靠，平稳高效）
     • 解散阶段：释放资源
   • 工具：
     • 集中办公：物理地址一起，沟通效率提升
     • 虚拟团队：线上虚拟办公
     • 沟通：共享、视频会议、音频会议、聊天工具、邮件
     • 人际/团队：冲突管理、影响力、激励、谈判、团队建设
       • 激励依据：马斯洛需求层次理论（第六层神学）
       • 
       • 激励依据：赫兹伯格双因素，在满足保健因素（产生意见和消极行为的因素）下提供激励因素（得到满足和激励的因素）（外在和内在：外在包含人事关系、工作环境、薪金、地位等，内在包含机遇、成就感、兴趣、挑战、责任等）
       • 团建：提高团队有效协同工作；非正式的沟通和活动
     • 认可和奖励：考虑文化差异；起到激励作用；无形奖励优于有形奖励
     • 培训：提升专业技能
     • 个人和团队评估：善于识别优劣，同时可增加团队成员的理解、信任、忠诚和沟通
     • 会议
   • 产出：
     • 团队绩效评价：团队的有效性进行正式/非正式评价；指标有：技能的改进、胜任力改进、团队成员离职率的降低、团队凝聚力的加强
       • 彼得原理：提升到人无法胜任的位置，循环往复
       • kiss原则：保持简单现实
5. 管理团队：优化绩效
   • 输入：
     • 工作绩效报告/团队绩效评价：提升个人和团队能力，时改善流程
   • 工具：
     • 人际/团队能力：
       • 冲突管理：冲突不可避免，团队规范和成熟的项目管理实践课减少冲突；适当的冲突可改进工作关系、提升创造力和改进决策
         • 1、团队成员负责解决；2、升级：项目经理提供协助；3、再升级：正式程序，法律法规
         • 考虑因素：重要性、紧迫性、相关人权利、动机等
         • 手段：撤退/回避（双输）；缓和/包容（双输，强调一致性）；妥协/调解（双输，双方满意）；强迫/命令（输赢）；合作/解决（双赢）
         • 
       • 制定决策：谈判能力以及影响组织和团队的能力
       • 情商：了解、评价和管理自我情绪、他人情绪及团队情绪的能力；自控
       • 影响力：影响相关方达成一致
       • 领导力：激励团队、领导风格、沟通愿景
       • 权力：
         • 组织政策：正式权、奖励权、处罚权
         • 专业知识：专家权
         • 声誉、名望、个人特质：参考权
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6. 控制资源：按资源管理计划中设定资源实际使用情况，有问题及时纠正
   • 工具：
     • 数据分析：备选方案分析；成本效益分析；绩效审查；趋势分析
     • 问题解决：识别、定义、调查、分析、解决、检查
     • 人际：谈判；影响力
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