使用 Microsoft Outlook 时,电子邮件、日历、任务和其他项目保存在邮件服务器或计算机上,或者同时保存在这两个位置。如果 Outlook 项目保存在计算机上,则它们保存在 Outlook 数据文件(.pst 和 .ost)中。

关于 Outlook 数据文件(.pst 和 .ost)

Outlook 使用两种类型的 Outlook 数据文件。Outlook 数据文件 (.pst) 用于大多数帐户。如果您使用的是 Microsoft Exchange 帐户,则项目通常会传送并保存到邮件服务器上。为了让您能在无法连接到邮件服务器时使用邮件,Outlook 还将称为脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 的第二种类型的数据文件保存在计算机上。

这两种类型的 Outlook 数据文件之间的主要区别如下:

  • Outlook 数据文件 (.pst) 用于 POP3、Internet 消息访问协议 (IMAP) 和基于 Web 的邮件帐户。如果您要为计算机上的 Outlook 文件夹和项目(包括 Exchange 帐户)创建存档或备份,就必须创建和使用附加的 .pst 文件。

  • 如果您具有 Exchange 帐户,而且希望脱机工作或使用默认的缓存 Exchange 模式,则需要使用 Outlook 数据文件 (.ost)。这种类型的数据文件也用于您使用 Outlook Connector for Windows Live Hotmail 设置的帐户。Outlook 数据文件 (.ost) 是始终保存在邮件服务器上的项目副本,不需要像 Outlook 数据文件 (.pst) 那样进行备份。

Outlook 数据文件 (.pst)

个人文件夹文件 (.pst) 是 Outlook 数据文件,用于将您的邮件和其他项目存储在您的计算机上。它是家庭用户或小型组织用于保存 Outlook 中信息的最常见文件。家庭用户通常通过 ISP 连接到 Internet。ISP 还会提供一个或多个电子邮件帐户。最常见的帐户类型通过其 Internet 协议名称(POP3 和 IMAP)进行引用。另一种类型的帐户是 HTTP 或基于 Web 的帐户,这类帐户的工作方式与 IMAP 电子邮件帐户类似。这三种帐户类型使用的都是 .pst 文件。

项目还可以移动或存档到 Outlook 数据文件 (.pst) 中。由于 .pst 文件保留在您的计算机上,因此不受邮件服务器上的邮箱大小限制的约束。通过将项目移至您计算机上的 .pst 文件,您可以释放邮件服务器上邮箱的存储空间。Outlook 可以配置为将新项目传送到 .pst 文件,但是这样做有几个缺点,例如,在将 Microsoft Outlook Web Access 与 Exchange 电子邮件帐户一起使用或在另一台计算机上工作时,将不能使用您的项目。

警告   不要从网络共享或另一台计算机访问 Outlook 数据文件 (.pst),因为这样会增加数据丢失的可能性。

提示   应定期备份 Outlook 数据文件 (.pst) 并将它们保存在安全的地方。如果该文件丢失,ISP 或 Microsoft 无法恢复您的电子邮件或其他项目。

脱机 Outlook 数据文件 (.ost)

使用 Microsoft Exchange 时,电子邮件、日历和其他项目通常会传送并存储到服务器上。可以配置 Outlook,使其将计算机上项目的本地副本保存在称为脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 的 Outlook 数据文件中。这样,您便可以在无法连接或不希望连接到 Exchange 计算机时使用“缓存 Exchange 模式”或脱机工作。在可以进行连接时,.ost 文件与 Exchange 计算机进行同步。

脱机文件夹是 Exchange 计算机上的邮箱中的文件夹的副本。通过这些副本,您可以将文件夹与服务器位置分离,在未连接到网络的情况下使用该文件夹的内容,然后在重新建立连接后更新该文件夹及其对应的服务器文件夹,使两个文件夹具有相同内容。此过程称为“同步文件夹”。

您可以添加、删除和修改脱机文件夹的内容,就如同您对服务器上的文件夹所做的操作一样。例如,您可以更改文件夹或在文件夹间移动项目,发送放在脱机“发件箱”中的邮件,以及查看脱机公用文件夹的内容。同时,新邮件保留在服务器上的“收件箱”中,并且其他人可以在公用文件夹中添加、删除和更改项目。在进行同步之前,您将不知道服务器上所做的这些更改。

同步的信息包括:

  • 邮件头    邮件头仅针对电子邮件项目,是个说明性标识符,提供发件人姓名、邮件主题行、邮件接收时间和邮件大小等信息。

  • 完整的项目    一个完整的项目包含邮件头、邮件正文以及任何附件,包括嵌入对象或图片。

在脱机工作时,进行同步处理的文件夹是由发送和接收组决定的。使用发送/接收组,您可以选择要同步和保持最新的文件夹;这样,在无法建立服务器连接或选择脱机工作时,您便能够继续使用那些项目。此外,还可以指定在同步期间下载对通讯簿的更新。

如果使用 Exchange 电子邮件帐户,建议您使用缓存 Exchange 模式。如果使用缓存 Exchange 模式,脱机工作的大多数理由就不存在了。缺少网络连接实际上不会对您产生任何影响,因为无论是否连接到运行 Exchange 的服务器,您都可以继续处理项目。

默认情况下,“缓存 Exchange 模式”会创建并使用脱机文件夹文件 (.ost),然后下载并维护邮箱的所有文件夹中的项目的同步副本。您处理的是自己计算机上的信息,Outlook 负责将这些信息与服务器同步。当您与 Exchange 计算机的连接中断时,您可以继续使用您的数据。当连接恢复时,更改将自动同步,服务器和您计算机上的文件夹和项目又完全相同了。

在“缓存 Exchange 模式”下,您无需设置发送和接收组,可以选择脱机时要使用的文件夹,并使这些文件夹同步。

如何减少.pst占用空间

你是否会发现,在删除大量email的时候发现pst文件占用容量根本没有减少。那么如何才能真正减少pst文件的占用空间呢?

很简单,
Outlook中删除了邮件,即使用“彻底删除”,也不是真正的删除该邮件,只是在pst文件中对应该邮件的地方做个标记而已。pst的“压缩”功能可以将这些被删除的邮件所占用的空间释放掉,从而减小pst的大小。

减少pst文件占用空间方法:
1、删除邮件
2、从已删除邮件中彻底删除邮件
3、在“文件”菜单上,单击“数据文件管理”。
4、单击要压缩的数据文件,然后单击“设置”。
5、单击“开始压缩”。

注:压缩 .pst 文件之后,不必退出 Outlook

文章出自:https://support.office.com/zh-cn/article/Outlook-%E6%95%B0%E6%8D%AE%E6%96%87%E4%BB%B6%EF%BC%88pst-%E5%92%8C-ost%EF%BC%89%E7%AE%80%E4%BB%8B-6d4197ec-1304-4b81-a17d-66d4eef30b78?ui=zh-CN&rs=zh-CN&ad=CN

http://blog.sina.com.cn/s/blog_556aa86101016w7x.html

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