用excel打造报表查询系统

网络数据库以及ERP在中小型企业中日益风行，虽然ERP功能强大，但有的ERP报表系统中规范的报表较少，主要提供二次开发接口或通过如CRYSTALREPORT等其他报表工具进行管理，其实我们可以使用Excel实现部分报表查询功能。在下面我将通过一个实例，向大家介绍如何通过ODBC，用Excel建立方便的报表查询系统。
　　实现原理：通过ODBC将Excel与ERP后台数据库连接起来，将数据库中的数据有选择地导入到Excel中，然后通过Excel强大的计算、汇总、筛选等功能，来弥补部分ERP系统报表较少的不足，以满足用户日常使用的需要。
　　[建立ODBC连接]
　　在电脑上建立一个ODBC连接，使Excel通过ODBC连接到ERP数据库(如SQLSERVER数据库)。打开“开始→设置→控制面板→管理工具→ODBC”，点击“添加”按钮。这里以SQLSERVER为例，选择“SQLSERVER”，点击“完成”。接下来对话框的服务器一项应填写公司ERP数据库所在机器的机器名或IP地址，点击“下一步”按钮。
　　身份验证分为两种方式：一种是与操作系统相结合的身份验证，另一种是使用单独的SQL身份验证。在这里选取单独的SQL身份验证，登录名及密码请咨询公司的数据库管理员，然后点击“下一步”。
　　在接下来的对话框中，勾选“更改默认的数据库为”，在下面填入数据库名，点击“下一步”按钮。然后点击“测试数据源”按钮以测试本机与ERP数据库的连接情况，如果见到测试成功提示说明ODBC设置成功。
　　小贴士：ODBC（开放式数据库连接）是一种数据库接口技术，它能使应用程序访问以结构化查询语言(SQL)作为数据访问标准的数据库管理系统的数据。
　　[将数据导入Excel]
　　打开Excel的“数据”菜单，点击“导入外部数据→新建数据库查询”，在选择数据源对话框中选择刚刚建立的ODBC连接，点击“确定”按钮。
　　进入查询向导界面，选择你需要的表及字段，双击即可。表和字段的定义请查询相关ERP的文档或咨询数据库管理员。
　　将选择的字段按你所需要的顺序排列(多张表之间的连接将在以后提及)，点击“下一步”。如果需要筛选数据，请在筛选数据对话框中输入过滤条件，点击“下一步”。
　　如果需要查询的数据全部在一张表中，可以在完成对话框中选择直接将数据返回到Excel，如果数据存在于多张表中，需要进行表与表之间的连接或进行更复杂的筛选、汇总操作，选择“在MicrosoftQuery中查看数据或编辑查询”，点击“完成”。
　　在Query中，可以进行表与表之间的连接，条件的过滤、格式的定义、排序、汇总等等，如果对SQL语言比较了解的人可以直接修改SQL语句。
　　然后选择“将数据返回Excel”，将源数据库中的数据导入到Excel。这时将出现“外部数据”工具栏。如果需要将Excel中的数据与数据库同步，点击“刷新数据”即可。如果需要编辑刚刚建立的查询，点击“编辑查询”进行编辑。
　　为了方便每次自动刷新，点击“区域属性”，在弹出的对话框中勾选“打开工作簿时自动刷新”，这样在每次打开Excel文件时得到的就是与源数据库同步的数据了。
　　小贴士MicrosoftQuery是用于将数据从外部数据源(包括Access、SQLServer、Excel、文本文件)检索到Excel中的一种程序，在每次更新数据库时，自动通过源数据库中的数据来更新Excel报表和汇总数据。形象地说就是向外部数据库提出的一个问题。
　　[建立属于自己的查询]
　　通过以上两个步骤，你已经得到了与源数据库同步的数据，下一步就是根据自己的需要，在Excel中建立自己的查询。一般的方法是在数据源工作簿之外新建一个工作簿，通过连接的方式，将数据按自己的格式建立自己的查询。
　　下面将介绍一下数据透视表。数据透视表是一种交互式报表，可快速合并和比较大量数据。在你得到大量源数据后，用数据透视表可以进行自动汇总、自动刷新。
　　点击“数据→数据透视表”，选取“数据列表和数据库”和“数据透视表”，点击“下一步”。
　　为数据透视表新建一个工作表，点击步骤3对话框的“布局”按钮。将汇总的项目(如部件号)放置在“行”，将要求和的字段放置在“数据”中，点击“确定”然后点击“完成”，即可得到汇总数据。同样地将该数据透视表设置为打开时自动刷新。这样每次打开Excel时就得到了最新的汇总数据。
　　[总结]
　　先建立ODBC，然后通过导入外部数据将源数据库的数据导入，最后通过函数或数据透视表等方法对数据进行组织，以达到自己查询的目的。以上介绍的方法不光可以用在ERP后台数据库的前台查询中，也可以从桌面数据库ACCESS或其它的数据源中导入数据到Excel，建立属于自己的查询。

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