Excel应该这么玩——4、命名区域：搞定下拉框

前三篇都是讲的给Excel元素命名，本篇再介绍一种命名的使用方式：命名区域。区域是多个单元格的集合，可以是单行、单列或者类似表格的单元格矩阵，也可以是不连续的多个单元格，但很少用到。当然，一个单元格也可以是一个区域，命名单元格算是命名区域的特例。创建单元格的方法和创建命名单元格一样，选择多个单元格之后，在名称框输入名称即可。

还是通过例子来讲解。比如公司行政部每个月要统计各个部门对文具的需求，一般会制作如下的表格：

1、设置下拉列表

（知道如何使用下拉列表的童鞋可以不看本节。）

由于部门和文具不会经常变动，通过下拉列表的方式输入会更方便。首先选中部门列：

定位到主菜单->数据：

在数据工具中点击“数据验证”：

在弹出的数据验证对话框中选择允许的类型为序列，在来源中输入多个部门的名称，中间用英文逗号分隔：

这时候选中部门列中任意一个单元格，可以看到边上会显示一个下拉箭头，点击箭头可以看到刚才输入的多个部门的名称供选择：

这时候部门列的标题也会出现下拉列表，可以选中标题单元格，按刚才的步骤设置数据验证，把允许的类型改为“任何值”即可。

对于文具列的设置方法相同，这里就不再重复。

2、绑定区域

上面设置下拉选项的方法是最原始的，一个个输入候选项太麻烦了，特别是候选项非常多的时候。对于这种变化较少的数据，一般会有另一个地方记录。例如会创建一个文具列表：

在设置文具列的数据验证的时候，我们先用鼠标点击“来源”输入框，然后切换到文具列表，选中文具名称列中的数据。

这时候文具列就可以实现下拉了：

3、数据发生变化

前面的方法虽然解决了不再重复输入候选项的问题，但是如果候选项发生了变化，增加或者减少了一个，下拉的时候候选项不会跟着发生变化。例如这里增加一项曲别针，但是文具的候选项并没有增加。

4、尝试绑定到命名列

看过前三篇介绍的命名单元格、命名列和命名表格的童鞋肯定会想到让下拉候选项绑定到命名列。先把文具列表对应的表格名称修改为“文具列表”：

然后选择文件申请列表中的文具列，设置数据验证的来源为文具列表的文具名称列：

点击确定，这时候悲催的弹出一个对话框，提示公式有问题：

5、通过命名区域解决

选中文具列表的文具名称列下面的所有单元格，在名称框输入“文具名称”：

再次设置文具申请列表中的文具列：

这时候再添加文具，下拉框中的候选项就会自动增加了。

6、再多想一步

通过命名区域可以把数据绑定到下拉列表，刚才的操作是先创建了命名表格，能不能不创建命名表格直接通过命名区域实现？

实际操作发现是可以的，但是当增加文具的时候，候选项并不会同步增加。所以还是要遵循好习惯，先创建表格，然后再创建命名区域。

 

小技巧——方向键操作

Ctrl+方向键：在连续数据区域中跳转到第一行（Ctrl+Up）、最后一行（Ctrl+Down）、第一列（Ctrl+Left）、最后一列（Ctrl+Right），遇到空单元格会作为当前连续区域的截止。

Shift+方向键：选中当前单元格及其左边（Shift+Left）、右边（Shift+Right）、上面（Shift+Up）、下面（Shift+Down）的单元格，一般在多选时使用。

Ctrl+Shift+方向键：批量选中连续区域，其实就是把前面两个操作做了合并，遇到空单元格也会作为连续区域的截止。

Alt+Down：将当前列之前输入的值去掉重复项之后作为下拉选项展示出来，即使当前列没有设置下拉框也可以。

 

示例文件下载：http://files.cnblogs.com/conexpress/命名区域示例.zip

系列文章

0、初衷：用IT方法玩Excel

1、命名单元格：干掉常数

2、命名列：消除地址引用

3、命名表格：彻底改造公式

4、命名区域：搞定下拉框

5、三种数据：Excel也是系统

6、链接：瞬间转移

7、我是预言家：绘制趋势图