跟着未名学Office - 高效工作Outlook

目录

第一篇邮件与联系人    1

第一节    使用与技巧    1

第二节    高效    11

第二篇    事务助手    21

第一节    日程管理    21

第二节    任务    28

第三节    *日记与便笺    28

未名

2017-1-11

鸣谢

秦大：http://www.zloffice.net/

1. 邮件与联系人

2. 使用与技巧

3. 设置邮箱帐号

   

4. **邮件协议

5. IMAP/SMTP

   SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）为简单邮件传输协议。Prot:25/SSL:465。

   IMAP（Internet Mail Access Protocol）为交互式邮件存取协议，在服务器上可以将邮件分文件夹整理，同时服务器与客户端是双向通信（客户端操作会反馈到服务器上），相当于在线编辑。Prot:143/SSL:993

6. POP3/SMTP

   Pop3(Post Office Protocol 3)为邮局协议的第3个版本，单向通信，将"收件箱"的邮件下载的本地后，并默认删除服务器上的存档，相当于离线。Port:110/SSL:995，Pop2 Prot:109。

7. Exchang

   Exchange Server是微软公司的一套电子邮件服务组件。除传统的电子邮件的存取、储存、转发作用外，亦加入了一系列辅助功能。除支持SMTP、POP3、IMAP4传统协议外，也有自己的ActiveSync同步协议，不仅支持邮件，还有联系人与日历等。具有高延迟和低带宽网络特点，也支持移动端如CE，并且在脱机工作时也可以继续访问（缓存）。

   Exchange Server也是个消息与协作系统，可以被用来构架应用于企业、学校的邮件系统甚至于免费邮件系统。也可以用于开发工作流，知识管理系统，Web系统或者是其他消息系统。能够与微软公司的活动目录完美结合。

   竞争对手：苹果、脸谱和谷歌主推的CardDAV(联系人)/CalDAV(日历)

8. QQ邮箱/其他收费邮箱

   登录http://mail.qq.com

   

   Picture 1 开通IAMP

   

   Picture 2 仅POP3才有的选项

9. PST数据文件

   默认目录：我的文档\Outlook文件\Outlook.pst

   Outlook中所有邮件、联系人、日历、任务、便笺等等内容全保存在PST文件里。

   在关闭Outlook后，复制此文件即可备份。

   打开方法：

• 文件选项卡中打开

• 在数据文件中添加

• Pst文件修复工具：C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\SANPST.EXE
• Outlook中任意数据的导入与导出：
  

1. Ost脱机文件

   %appdata%\..\Local\Microsoft\Outlook

   POP3 以外的大多数帐户类型均使用脱机 Outlook 数据文件 (.ost)。这些帐户包括 Microsoft Exchange Server、Outlook.com、Google Gmail 和 IMAP 帐户。当您使用这些帐户时，您的电子邮件、日历和其他项目都将被传送至并保存在服务器上。下载邮件的同步副本并保存在计算机上的脱机 Outlook 数据文件 (.ost) 中。

   但是，保存在本地的任何项目都应备份。例如，"日历"、"联系人"、"任务"和标记为"仅本地"的任何文件夹。c

2. 联系人

   新建联系人文件夹组

   转发联系人

   联系人组

3. 文件夹

   除邮件相关的文件夹（收件箱、发件箱、已发送邮件、草稿等等）外，联系人、日历、任务等等也均是以文件夹来体现（功能文件夹）。

   已删除邮件：所有被删除邮件、联系人、日历、任务等都会到这里，Shift+删除除外。这里面的内容恢复方法：右键选择"移到文件夹"。

   Exchang服务器支持指定天数内的Shift+Delete恢复。

4. 邮件编辑器

5. 编辑模式、段落格式、中文自动换行

   纯英文段落，不受右缩进标尺影响。

   

6. 文本格式、插入

   插入选项卡、设置文本格式选项卡、选项选项卡中主题功能组

   内钳的Word/Excel编辑器，也可以在Word/Excel/PowerPoint中编辑好后，使用"使用电子邮件发送"功能。

7. 签名

   

   

8. 抄送、密抄

   抄送（Cc）：邮件副本；

   密抄（Bcc）：邮件参与方均看不到，包括发件人自己的已发送邮件。

9. 全部答复

   在答复有CC（抄送）的邮件时，回复邮件不会抄送给CC的联系人，而全部答复则会抄送给原邮件的CC联系人。

10. 邮件回执

    所有的邮件：

    

    单独的邮件设置：

    

11. 延迟传递、直接答复

    延迟传递：指定邮件发送日期与时间，非Exchang前提：在线。

    直接答复：收件人的回复邮件，发送到指定的联系人，而不是自己。

    

12. 邮件优先级

    重要性与敏感度：仅仅是一个标识，用来提醒收件人。

    

    

13. 删除[邮件]、忽略[对话]、清理[对话]

    

    共性：邮件都会被移动到"已删除邮件"文件夹

    区别：删除是指定的邮件；

    忽略是此邮件对话的现有与未来的邮件；

    清理是此邮件对话的冗余邮件。

    Message-ID

14. 垃圾邮件过滤

    

15. 手动发送邮件

    如：Word邮件合并。

    

16. 自动答复邮件

    非Exchang：登录到服务器上设置自动回复

    

17. 邮件查找

18. 筛选查找

    

19. 高级查找

    

20. 答复邮件不带原邮件

    注意：此设置为全局

    

21. 关闭附件预览

    

22. 打印

    表格样式：为邮件主题列表打印

    备忘录：为邮件内容打印

    联系人打印：

23. 邮件撤回

    须服务器支持

    

24. 高效

25. 视图自定义

    每个功能文件夹的视图设置是不一样的
    

26. 布局

    

    人员窗格：2010新增功能，它将人员和信息无缝结合在了一起。不仅可以及时了解联系人的动态，也可以轻松查阅与联系人一起召开的会议。

    

27. 对话方式

    

    当往来邮件较多时，很方便、实用。Message-ID

    

28. 条件格式：未读邮件为红色

    也可在"排列方式"上右键，弹出菜单中选择"视图设置"

    

    

29. 搜索文件夹

    一个自动归类文件夹、关注点文件夹、动态且虚拟的文件夹。
    

• 未读邮件
• 与特定人员往来邮件
• 有后续标记的邮件
• 分类邮件
• ……

1. 标记与分类

   标记：用于提醒并跟踪(含以后)的邮件，显示在"待办事项"与"任务"中；

   分类：分类/类别，指定颜色。

2. 快速步骤

   一个快速步骤可以包含多个操作。

• 发送模板文本内容邮件
• 创建会议、约会

1. 投票功能

2. 发送

   

3. 投票

   

4. 查看结果

   打开您发送的带有投票按钮的原始邮件。

   该邮件通常位于"已发送的邮件"文件夹中。

   至少有一名电子邮件收件人响应了投票，否则"跟踪"不会显示。

   

   

   导出为Excel文件方法：ACV大法（全选-复制-粘贴）

5. 强大的规则

   对传入/传出的邮件按预定设置，进行自动响应；传入邮件规则一般与文件夹配合。
   

6. 快捷创建

   

7. 规则向导

   

   

8. 发送与接收

• 发送与接收组
• 邮件头

1. 邮件模板

   定期发送内容都差不多邮件，搞个模板，每次小改动就可以发送了。

2. 模板文件

• 创建新邮件，另存为邮件模板，默认保存在%AppData%\Microsoft\Templates；
• 将快捷方式发送到桌面，使用时，双击打开即可。

  非快捷方式打开模板方法见下图。

  * Foxmail的电子邮件模板功能使用更便捷

• 与快速步骤中新邮件相比，模板的格式更丰富。
• 此功能不仅是邮件，联系人、日历、任务都可以创建模板。
  

非快捷方式打开模板：

1. *信纸

   信纸路径：

• %CommonProgramFiles%\microsoft shared\Stationery
• %ProgramFiles%\Microsoft Office\Stationery\2052
• %AppData%\microsoft\stationery
  

1. **存档功能

   

   

   

2. **数字证书

   

   

   邮件证书：加密邮件需双方互持证书

3. 快捷键

   快捷键能有效的提高操作效率

   邮件类	非邮件类
   Ctrl+Q：标记为"已读"	Ctrl+1：邮件
   Ctrl+U：标记为"未读"	Ctrl+2：日历
   Ctrl+M或F9：检查新邮件	Ctrl+3：联系人
   Ctrl+R：答复邮件	Ctrl+4：任务
   Ctrl+Shift+R：全部答复	Ctrl+5：便笺
   Ctrl+F：转发邮件	Ctrl+6：文件夹
   Ctrl+O/Esc：打开/关闭邮件阅读窗口	Ctrl+7：快捷方式
   Ctrl+N：创建邮件	Ctrl+E或F3：搜索
   Alt+S：发送邮件	Alt+S：保存并关闭（非邮件）

4. 事务助手

   好记性 vs 烂笔头

5. 日程管理

   日历中有二个对像：约会/项目和会议。在日程开始前，可通过弹窗、电子邮件、短信等方式提醒你。会议是通过邮件来发起、更新、取消会议的沟通，在Exchang中通过对会议室等资源帐号的排程来管理资源的使用。

6. 日历视图

   不同的排列，显示内容的方式也不同。

   

   周数显示：

   

   同样，也可以设置条件格式视图：

   

7. 工作时间、工作周、节假日

   

8. 周期约会

   

• 打开事件
• 打开序列

1. 日程标记

   私密

2. 日历与日历组

   

• 工作日历、生活日历
• 小组日历：Exchang
• 日历的颜色自定义
• 利用视图设置中的条件格式，区分不同的日历。

多个日历以重叠方式查看：

1. 主动共享自己日历

   

2. 共享日历

   在Exchang模式下，可将你的日历共享给别人，能看到现在和以后的日程。

   

3. 电子邮件日历

   将你特定日期段落的日历通过邮件发送给别人。

• 通过日历中"电子邮件日历"
• 通过新建邮件中"插入—日历"

1. 转发

   通过邮件将某一个约会/会议的信息，共享给别人。

   

2. 日程打印

   

   

3. *管理/查看同事的日历

   需Exchang模式下，且默认有小组日历。

   

   重叠日历功能：

   他人日程内容是否可以看，可以编辑，由日历所有人设置的日历权限。

   

   注意：默认与匿名，权限等级默认为无。

4. *附加时区

   先添加附加时区

   再到日历中显示附加时区：周或天排列（月排列不显示）

   

5. 计划与邀请

   通过计划功能，找出与会者的最佳会议时间。

   在Exchang模式下，可添加会会议室帐号，按钮"计划"会变为"调度助手"，自动找出所有与会者、会议室的最佳会议时间（大家都有空的时间）。

   邀请：发送会议邀请邮件。

   收到的会议邀请邮件：

   

6. 会议的更新、取消

7. *资源调度

   

8. 任务

   任务视图：

   

   Excel中的甘特图制作方法？
   

9. *日记与便笺

   日记：顾名思义，记录办公日记。

   如：会议记要，计时器，持续时间。

   小提示：如果你经常要收发电子邮件，有时可能会忘记什么时候或给什么人发了一封邮件，这时只需把日记记录的"自定义视图"按"联系人"排列就一目了然了。

   在"记录文件"列表框里可以选择是否记录各个Office程序使用文件的活动。如果勾选了"Excel"和"Word"，以后我们在Excel、和Word中使用文件的活动都会被Outlook自动记录，包括开始和持续时间等，以后还可以直接在这里双击打开该文件进行编辑。