项目PMP之十三相关方管理

项目PMP之十三——相关方管理

 

一、定义：

• 核心理念：
  • 每个项目都有相关方，他们会受项目的积极或消极影响，或者能对项目施加积极或消极的影响。
  • 以相关方满意度作为项目目标进行识别和管理，并保持沟通，同时不断识别新的相关方
  • 项目经理和团队正确识别相关方的期望和影响，并制定合理引导所有相关方参与的策略， 能决定着项目的成败。越早越好（项目章程批准前）

二、流程：

1. 识别相关方：不只一次（重复执行）
   • 定义：识别操作时定期执行，分析和记录潜在影响，增加相关方的适度关注
   • 工具：
     • 问卷和调查：方式可通过一对一、焦点小组或大范围信息收集
     • 头脑风暴：向小组形式征求意见；改良版本——头脑写作：开始讨论前进行单独思考并通过数据收集手段将信息收集
     • 数据收集-相关方分析：兴趣（决策影响）、权利（法律的合法权利、道德权利）、所有权（法定）、知识（专业知识领域）、贡献（资金或人力）
     • 数据分析-相关方映射和表现：
       • 权力利益方格：适用于小型项目或相关方关系简单的项目；口诀：权力高利益低让他爽，权力低利益高积极说，权力高利益高重点管理，挫人一般只监督（利益高走沟通，权力高走人际关系）
       • 
       • 相关方立方体：通过权力、利益、影响和作用等多维数据组成分析模型；提供沟通策略的制定基础
       • 凸显模型：通过评估相关方的权力、紧迫性、合法性、邻近性等，识别相关方的重要性；适用于相关方大型社区或复杂的关系网
       • 影响方向：向上（高级管理层）、向下（团队或专家）、向外（团队外的相关方，即政府、公众等）、横向（同级别中层管理）
       • 优先级排序：适用于大量相关方、成员变动频繁或关系复杂
   • 产出：相关方登记册：包含身份信息、评估信息、相关方分类（内/外部，影响，权力或利益，上/下级）
2. 规划相关方：
   • 定义：定义相关方参与的方式；随着相关方变化而变化
   • 工具：
     • 专家判断、数据收集、决策、数据表现、会议
     • 数据分析：
       • 相关方参与度评估矩阵：相关方当前参与水平和期望参与水平比较；未达标准需要通过沟通引导相关方
       • 
       • 假设条件和制约因素分析：可进行相关方策略的剪裁
       • 根本原因分析：相关方参与的水平影响原因
       • 思维导图：相关方关系的可视化整理
   • 产出：相关方管理计划：促进相关方的参与决策和执行决策和行动
3. 管理相关方：
   • 定义：通过沟通和协作促进相关方合理参与；提高支持、降低威胁；引导参与获得承诺、谈判沟通管理期望、预测可能风险、澄清和解决已识别问题
   • 工具：
     • 专家判断
     • 沟通技能：通过相关方对于决策的反应进行安排沟通（反馈机制：获取途径可用谈话、讨论、会议、调查等）
     • 人际团队：冲突管理（及时解决冲突）、文化意识（文化差异性）、谈判（获得支持）、观察和交谈（识别工作态度）、政治意识（内外权力）
     • 基本规则：明文规定，类似团队章程；通过什么行为引导相关方参与
     • 会议
4. 监督相关方参与：根据当前的实施情况，优化出更好的相关方管理计划（新计划）
   • 定义：通过修订参与策略和计划来引导相关方合理参与项目；随项目变化，维持或提升相关方参与的效率和效果
   • 工具：数据分析、决策、数据表现、沟通技能、人际和团队、会议