《GettingThingsDone》--GTD学习笔记(一）-GTD理论

利用春节假期阅读了《Getting Things Done》一书，下文整理了下阅读过程中做的读书笔记和心得。

==GTD理论==

一、 目的：

1. 收集需要处理的事情把它置于一个脱离大脑意识的、可靠地、条理分明的系统。

2. 训练自己在获取任何“输入信息”（接手任务）的前期就进行分析和决策，以确保任何时候都由一套可以执行或者重新协调的“下一步行动”计划。

二、 所面临的问题：

在多元化的价值，大量的工作中寻求工作和生活的平衡。

三、 原则：有效地处理内心的承诺

压力的来源是对自己做出的承诺或者承担的义务管理不当。因此处理事务的原则应该是：反应适度，正确评价事物的价值做出适度的反应。

(一) 管理承诺的基本要求：

1. 如果某件事占据着你的头脑，就会思维受阻。

2. 必须明白你的工作是什么。如何采取行动来推进工作完成。

3. 一旦决定了需要采取的行动方案，你必须在某一个你会经常查阅的体系中安排组织好这些行动的提示信息。

(二) 知识工作的本质和操作原则：

你对工作投入的思考,应该比你现在实际付出的多，但是比你所预想的要少。

像实干家一样思考问题，像思想家一样付诸行动。思考，将需要承担的责任和需要的资源凝聚到一起。

(三) 为什么有些事总是萦绕在心头：

1. 没有明确的认定他们的预期结果是什么。

2. 你还没有确定你的下一步行动是什么。

3. 你还没把预期结果和即将采取的行动的提示信息存入你所依赖的系统中去。

(四) “材料”的转化：

“材料”是任何进入你的精神或现实世界中但尚未找到归属的事情，所有你尚未确定预期结果和下一步具体行动的事情。

绝大部分的任务清单都是一个“材料”单，它仅仅代表着尚未解决事务的一部分提示信息。我们需要做的是将材料转化为预期的结果和行动方案，即真正意义上的工作纲领和工作细节。

四、 过程：管理你的行动：

(一) 两种工作处理方法

自上而下的工作处理方法：人生目标、公司目标-->工作目标-->行动细节。

自下而上的工作处理方法：行动细节-->工作目标-->人生、公司目标。

(二) 两种行动管理方法

对行动的横向和纵向管理：

横向：把涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏的加以执行。

纵向：针对每个具体的主题或者项目进行思考，勾勒出执行过程中一切（以目前条件）必要的想法、细节、重要环节和事情的先后次序。

我们需要从这俩个角度来控制各种事务、项目和行动。他们的目标是一致的：解除你精神上的负担，并把事情做好。

五、 横向管理工作流程的5个阶段

(一) 关键点：

1. 明确判定工作的预期结果（目标）以及为达成结果所需要执行的下一步具体行动

2. 把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个完善可靠地系统中，并定期回顾和检查。

(二) 步骤

1. 收集一切引起我们注意的事务和信息（collect）

百分之百的捕获一切“未尽事宜”，成功的必要条件：

A. 每一件悬而未决的事情都必须存储在收集篮中，而不是大脑

B. 应该尽可能的控制收集设备的数量，越少越好。

C. 必须定期清空这些设备。

2. 对这些信息进行处理决定下一步行动（process）

收集箱里只是材料或者事务的一部分描述，我们需要对材料进行整理，挖掘出有价值的事务。

是否需要采取行动？

否：垃圾？删除；目前没有采取行动的必要，但日后可能需要处理（加入将来/也许）；该信息有潜在的价值日后或许用的到（参考资料）

是： 需要完成那些工作？需要达成那些目标？下一步行动是什么？如果它代表一个项目（如果手头的事情需要一系列的行动才能实现它的目标或者结果）可以将它视作一个项目并将它列入项目清单。

下一步要采取什么行动指那些可以执行、可操作的具体行动，并且只有将他完成才能推动整个事情向着既定目标发展。

立即执行（2分钟内可以完成）、指派他人（自己是否合适人选？指派后加入等待清单），或者延迟处理（将需要尽快处理的加入“下一步行动”，将需要在某一个特定时间或日期执行的加入“日程表”）

日程表：需要在指定时间执行的行动（约会、会议等）；需要在指定日期执行的行动；需要在指定日期获取的信息。

下一步行动清单：容纳所有行动的提示信息，甚至是有严格时间要求的行动。

出现在今日待办清单的是必须完成的事情。

下一步行动清单和日程表构成了每日行动管理的核心结构。

      “将来/也许”清单:保存一些目前不打算实施，但又希望在将来某一时间处理的工作。

3. 对这些行动进行有效的组织（organize）

4. 我们通过回顾来确定下一步行动方案（review）

回顾的内容和时机：

A. 内容：

日程表，“下一步行动清单”，项目清单，将来也许清单，等待处理清单。

B. 时机

日程表（频繁）--》“下一步行动清单”（频繁）--》项目清单，将来也许清单，等待处理清单（定期）。

成功的关键因素：每周回顾。

A. 目的

解放大脑不在记忆和回想需要采取行动的事情。为了保障整个系统健康运转，每周清理。增加系统的可靠性、可用性，建立良性循环。

B. 内容

我们需要做到。收集和加工处理所有"材料"，回顾整个系统，更新各类清单，做到彻底、清楚、实时和完整。

5. 行动直至工作完成（do）

选择行动方案的三种方法：

A. 确定某一时刻具体行动的“四标准法”

（1）情景（特定的地点和工具等），首要因素。

（2）有多少时间，你所能支配的时间。可以将每15分钟作为一个时间单元。

（3）有多少精力，你的精神状态。

（4）重要性。

B. 评估每日工作的“三分类法”

（1）执行事先安排好的工作。“下一步工作“清单

（2）处理突发事件。

（3）安排自己的工作。处理，组织整理和立即行动。

C. 总体检视工作的”六层次法“，用高度的概念进行类比

（1）5万英尺以上：人生。

（2）4万英尺：3-5年的展望。

（3）3万英尺：1-2年的展望。

（4）2万英尺：责任范围。

（5）1万英尺：当前的项目/目标。

（6）跑道：目前的行动。

D. 控制项目：纵向管理项目计划的5个阶段

控制项目的关键：

（1）明确判定工作的预期结果（目标）以及达成结果所需要执行的下一步具体行动

（2） 把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个完善可靠地系统中，并定期回顾和检查

自然式计划的五个阶段：

（1）定义目标和原则

目标：通过“为什么”来确定目标。

思考“为什么”这个问题的价值

    a、界定成功

确定我们希望达成的目标，作为成功的标准。

    b、建立决策标准

目标就是决策的标准。

    c、调配资源

围绕核心目标调配资源。

    d、激发动机

目标是行动的动机的来源。

    e、阐明重点

目标是工作的原因，明确目标工作的前景就会清晰呈现

    f、拓宽选择

目标明确-->聚焦工作重心-->动机充足、决策标准明确、资源集结、富于创造力

原则：原则界定了我们行动的限制因素以及行为的标准

（2）展望结果

前景/结果：

    a、聚焦的力量

成果想象和集中精力。展望前景式的集中精力： 勾勒出成功的蓝图，通过艰苦的努力、充沛的精力以获取成功，并对成功有清晰的描述。勾勒成功景象能提供强大的精神动力并培养信念。

    b、网状激活系统

大脑皮层中的一种网状组织，它管理你的意识、思想和对外界的感知活动。当在大脑中产生一个清晰的镜像，描绘出你所渴求的事物，并专注于这个事物，你的大脑就会自动帮你捕获生活中相关的信息。

    c、阐明结果

在知识工作领域最有效的技能之一就是创造出清晰可见的结果，这也是我们需要进行艰苦磨练的重要技能之一。需要在所有层面上不断对我们试图达到的目标给予精确解释，还需要持之以恒的对可以获取的资源进行重新划分。

    d、展望前景的三个步骤：

n 超前预想工作情况。

n 想象“大获成功”的景象。

n 捕捉预想中有助于成功的各种特点、各个方面和各种品质。

（3）头脑风暴/集思广益

捕捉你的想法：允许自己捕捉并表达任何一个念头，稍后再去考虑是否符合需要及如何操作。

思维导图：把核心想法放置于中心位置，而由此产生的各种相关的想法和念头则被随意、不拘形式地任意涂写在其周围。

头脑风暴的最大优点是不仅能够捕捉到新颖独特、富于创意的想法，还能够启发你产生更多的好主意。但是需要一个系统来辅助你保存和回顾这些想法。

将信息从大脑中清理出去，转化为客观的并且可以经常回顾的形式叫分布式认知。

头脑风暴的关键技巧：

a、不判断、不质疑、不评估、不批判

b、追求数量、不求质量，思维和念头有启发作用。

c、把分析组织置于次要的地位

（4）组织整理

一旦你把头脑中的一切想法清理出来，一目了然地全部摆在你面前，你就能自然而然的发现他们之间存在的联系和结构。

组织整理的关键步骤：

    a、明确事件的重要组成部分

    b、整理分类（按照一个或者多个标准）

    c、构成因素

    d、先后顺序

    e、重要程度

    f、足够详细的描述

（5）明确下一步的行动方案

    “知识工作”的关键：将目标和愿景紧密联系、实事求是的思维方式。

基本要点：

    a、针对当前这项工作的每一个进程中的环节，确定下一步行动

    b、如果有必要的话，在计划过程中就确定下一步行动方案。

抓住关键：

抓事务处理环节中的关键，关键路径和其上的活动。每一个事务都像一个小的项目，在备注中详细描述它：目标，制约因素；下一步行动就是活动及其选择。

计划本身也是一种活动。

当下一步行动需要由别人完成时，将该行动委派后，放置“等待”清单。

需要计划到什么程度？翔实和详细到只要能够让你的大脑摆脱事务的纠缠就足够了。

需要让事务更加清楚吗？：如果需要就顺着自然计划的模式“向上”（逆向）思考是一个好办法。下一步行动方案-->组织整理-->头脑风暴/集思广益-->展望结果-->定义目标和原则（为什么、是什么）

需要采取更多的行动吗？对于多环节，多步骤的任务，先梳理出关键路径，找到“当前”能开始的“下一步行动”。