Excel--数据分列功能

原文：http://www.ittribalwo.com/article/3963.html

excel分列功能一：按照固定宽度进行数据拆分

　　情景: 如下图所示，在日常工作中，我们经常需要根据人员的身份证号来提取出生年月日等信息。为了更快捷地在处理这类问题，我们既可以使用MID函数，同样我们也可以使用分列功能来轻松实现。

 

　　如何进行操作呢？步骤如下：

 

　　1、选中身份证号数据信息，点击【数据】选项卡，选择【分列】，弹出【文本分列向导，第1步】

 

　　2、选择【固定宽度】，然后单击【下一步】，进入分列线选定，弹出【文本分列向导，第2步】

 

　　3、在身份证号的出生年月日信息的开始和末尾阶段分别单击，就出现了2条分列线，把身份证号信息分成了3部分。然后单击【下一步】，弹出【文本分列向导，第3步】

 

　　4、因为只保留出生年月日信息，第1部分选择【不导入此列】，第2部分选择日期，日期格式设置为YMD（可根据需要自行设定），第3部分选择【不导入此列】，目标区域选择单元格B2,单击完成即可。

 

 

　　总结：当数据本身的长度有规律，可以按照一定宽度来进行数据区分时，我们就可以采用分列的这个功能。

 

 

Excel分列功能二：按照分隔符号进行数据拆分

 

　　情景1:人力资源部经常需要登记临时人员的基本信息，如姓名、性别、联系电话等。信息登记完之后，为了更好地进行数据处理，往往需要把人员基本信息进行拆分。这种情况的拆分就可以使用分列功能来解决。

 

 

　　如何进行操作呢？步骤如下：

 

　　1、选中人员基本信息，点击【数据】选项卡，选择【分列】，弹出【文本分列向导，第1步】

 

　　2、选择【分隔符号】，然后单击【下一步】，弹出【文本分列向导，第2步】。使用分隔符号的原因在于数据之间用空格隔开，可以在分隔符号中选择空格。如果使用分号隔开，那就在分隔符号中选择分号。

 

　　3、在【文本分列向导，第2步】中，勾选空格，在下方数据预览中可以显示拆分效果，然后单击【下一步】，弹出【文本分列向导，第3步】

 

　　4、在【文本分列向导，第3步】中，可以对每一部分进行相应的数据格式设置，目标区域选择为$B$2:$D$2，设置结束后单击完成。

 

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　　情景2：在工作中，我们有时需要对很多的地址信息进行拆分，比如省份信息和其他地县信息区分开。这种拆分就可以使用分列功能来进行。

　　如何进行操作呢？步骤如下：

　　1、选中人员基本信息，点击【数据】选项卡，选择【分列】，弹出【文本分列向导，第1步】

　　2、选择【分隔符号】，然后单击【下一步】，弹出【文本分列向导，第2步】。

　　3、在【文本分列向导，第2步】中，勾选其他，输入“市”。此处我们选择以汉字“市”来作为分隔符号，在下方数据预览中可以显示拆分效果，然后单击【下一步】，弹出【文本分列向导，第3步】

　　4、在【文本分列向导，第3步】中，可以对每一部分进行相应的数据格式设置，目标区域选择为$B$2:$C$3，设置结束后单击完成。

　　总结：当数据本身之间有同样的符号进行间隔，无论符号是常见的分号、逗号、空格，还是不常见的比如例子中的汉字或者其他等，都可以使用分列的间隔符号来进行拆分。一定要注意的是，标点符号是在英文状态下的。

Excel分列功能三：规范数据格式

　　在汇总工作数据报表时，我们会经常发现格式千奇百怪的日期、数字、文本型数字等。格式不规范会导致数据处理时结果不准确，如何快速地规范数据格式呢？使用分列功能就可以轻松解决。我们就以日期格式的规范为例详细讲解其操作。

　　如何进行操作呢？步骤如下：

　　1、选中不规范的日期，点击【数据】选项卡，选择【分列】，弹出【文本分列向导，第1步】

　　2、选择【分隔符号】，然后单击【下一步】，弹出【文本分列向导，第2步】。不作任何操作，点击【下一步】，进入【文本分列向导，第3步】

　　3、在【文本分列向导，第3步】中，列数据格式选择日期，设置为YMD，选择好数据保存区域，单击完成。

　　总结：当数据格式不规范，需要批量修正数据格式时，无论是日期、数字还是常规格式，我们都可以使用分列的这一功能。