OFFICE-利用Word邮件合并功能联动编辑《目标责任成本调整说明》

正文

00.开始以及目标

0.1 开始

众所周知的原因，X建工的很多文档都提供了一个填写模板，这是个好事。但是捏，当他们把模板放下来要来填数的时候，你会发现所有的数据，都是在不同的文档中搬来搬去，这点操作十分愚蠢，也十分傻缺。所以就在这里写这个优化的小例子。但愿能启发某些同事高效办公，而不是低效的加班。

0.2 目标

下图是原来模板文件的样子。我们需要把模板文件与Excel联动起来，以方便形成自己的调整目标成本的数据库即可。简单的说就是所有带星号“*”的部分要做到可以联动。

01.做一份Excel的数据模板

1.1 功能：“编写字段”

首先根据这个word的模板文件，我们可以确定一件事，就是我们需要的字段有哪些。我们需要的字段有哪些呢？

从模板文中提取大概需要的字段有以下：

1. 项目名称
2. 合同价
3. 形象进度
4. 实际开工日期
5. 劳务分包签约价
6. 劳务分包占合同金额比例
7. 超过原来目标责任成本的劳务人工费
8. 原人工费
9. 调整后人工费
10. 原材料费
11. 调整后材料费
12. 原机械费
13. 调整后机械费
14. 原专业分包
15. 调整后专业分包
16. 原措施费
17. 调整后措施费
18. 原间接费
19. 调整后间接费
20. 原规费
21. 调整后规费
22. 原税金
23. 调整后税金
24. 原其他费用
25. 调整后其他费用
26. 原目标成本除税价
27. 调整后目标成本除税价
28. 调增减情况（控制输入增和减）
29. 增减的绝对值
30. 原目标成本含税价
31. 调整后目标成本含税价
32. 调增减情况
33. 利润

1.2 功能：“填入数据”形成表

将字段编入表格作为字段

将1.1中的字段贴入excel表中。如图所示如果是竖向的，可以考虑使用粘贴中的转置功能，将字段转成横向的。

第一步：复制到表格中：

第二步：将竖向的文字转置成横向：

第三步：转成横向：

相对应的字段输入对应的内容

获得转置的横向表之后你就可以输入数据了，当然你也可以先输入数据再进行转置。

转置的教学操作可以看office帮助文档：将数据从行转置到列，或将数据从列转置到行

然后我们对应字段调整公式或者添加新的辅助列。最终我们形成这样类似的文件。其中黄色部分为自动计算单元格，蓝色部分为选择单元格，其他无填充部分为输入单元格。

【腾讯文档】使用邮件合并添加此文件为数据源

在这里面我用到的函数有ifs、if、text函数

ifs函数主要用于编制预计签约价时对应的部分的自动计算。对于F2、G2、I2单元格选择的板块进行数据的自动抓取。

text函数主要是用来形成数据的格式，因为之后的邮件合并到word中的时候，如果你的数字格式不是文本，而是数字，他的小数点就会被精确到不知道多少位，这个是无法使用数字格式保留小数进行控制的。

if函数主要是用来形成必要的说明文字。保证邮件合并功能中域代码抓取文字的格式是文本。

之后就可以应用此份模板快速的生成情况说明。

02.更改公司的word模板文件

2.1 功能：开始邮件合并

邮件合并功能操作详细参照office帮助文档：视频-深入了解邮件合并

这里我们需要使用邮件合并功能中的“选择联系人”-->"插入现有列表"。然后选择我发的表格：“使用邮件合并添加此文件为数据源”，

其实这个功能就是个选择导入文件的功能。

使用不同的数据源的导入word：office帮助文档：为 Word 邮件合并准备 Excel 数据源

这里主要导入excel表中数据，所以我们对应选择我们编制的表格文件即可。

导入这个表格后你会在联系人列表里面看到你导入表格的数据

注：当你切换文档位置的时候，都需要重新导入“excel文件”。

1. 重新导如excel数据源:确定
   
   
2. 重新导如excel数据源:找文件位置
   
   

2.2 功能：插入域

1. 在对应的word文档位置中插入“域”代码之后，你就会得到一个这样的文档。

1. 使用突出显示域你就能看到所有的域代码字段。这都是来自于你的excel源。

1. 最后就是可以实现批量编写情况说明

尾巴

本次测试文件下载：123云盘：提取码:GXYJ | 中国移动云盘：未上传 | 博客园：点击即下载

其实小数点的处理还有很多方式，比如可以用域代码去控制，这里我就不展开了，由兴趣的小伙伴可以自行参考。

引用或参考

1. office帮助文档：将数据从行转置到列，或将数据从列转置到行
2. word邮件合并后数值出现多位小数的几种解决方法
3. Excel–这才是三级联动下拉菜单的正确做法，跟二级联动菜单完全不同！
4. office帮助文档：为 Word 邮件合并准备 Excel 数据源
5. office帮助文档：视频-深入了解邮件合并
6. office帮助文档：用邮件合并来发送批量电子邮件