第八周（1） Word信函与邮件

第八周（1）　Word信函与邮件

教学时间	2013-4-15
教学课时	2
教案序号	13
教学目标	1、学会使用word制作信封和标签 2、理解邮件合并的概念和功能 3、学会利用邮件合并批量制作文档

教学过程：

复习提问

1、如何添加、修改、删除批注？
2、如何进入修订状态？
3、如何设置修订标记选项？
4、如何保护文档为不能被复制？
5、如何为文档设置打开密码？
6、如何为文档建立不同的版本？

新课

一、使用Word制作信封和标签 
1、制作标签 
操作步骤： 
（1）单击“工具”→“信函与邮件”→“信封和标签”菜单命令，调出“信封和标签”对话框，选中“标签”选项卡。在“地址”文本框中输入标签内容。

（2）单击“选项”按钮，调出“标签选项”对话框。在“打印机信息”栏中，选择打印机的类型；在“标签产品”下拉列表框中，选择标签的类型；在“产品编号”列表中，选择具体的标签样式。

（3）单击“确定”按钮，返回“信封和标签”对话框。
①单击“新建文档”按钮，Word 2003会创建文档，并显示刚才输入的标签内容。单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，给文档命名并保存文档。

②在“打印”栏中，可以选择打印多个标签，还是打印单个标签。

③在标签“预览”栏中，查看标签的效果。单击“打印”按钮，开始打印标签。

2、制作信封
操作步骤：
（1）单击“工具”→“信函与邮件”→“信封和标签”菜单命令，调出“信封和标签”对话框，选中“信封”选项卡。
（2）在“收信人地址”文本框中，输入收信人的信息；在“寄信人地址”文本框中，输入寄信人的信息。

（3）单击“选项”按钮，调出“信封选项”对话框。在“信封选项”选项卡中，可以设置信封的尺寸、收信人信息的文本格式和在信封中的位置以及寄信人信息的文本格式和在信封中的位置；在“打印选项”选项卡中，可以设置打印时送纸的方式。设置完成后，单击“确定”按钮，返回“信封和标签”对话框。

　
（4）在“预览”栏中，查看信封的效果。在“送纸”栏中，查看送纸方式。单击“添加到文档”按钮，文本框中的内容显示在文档中，用户可以进行进一步的编辑。如果不需要进行编辑，可以单击“打印”按钮，开始打印信封。

3、利用中文信封向导设计信封 
操作步骤：
（1）从菜单选择【工具】|【信函与邮件】|【中文信封向导】命令，显示信封制作向导。 

（2）单击【下一步】按钮，选择标准信封样式。在“信封样式”中，可从下拉列表中选择与您手边的信封尺寸规格相同的信封。 

（3）单击【下一步】按钮，选择生成信封的方式。还可以选中“打印邮政编码边框”选项。 

（4）单击【下一步】按钮，输入收件人的姓名、地址和邮编。 

（5）单击【下一步】按钮，输入寄信人的姓名、地址和邮编。 

（6）单击【下一步】按钮，完成信封的制作。 

（7）单击【完成】按钮，即可得到制作好的信封。 

二、邮件合并

1、导入：
　　情境：上午10点半，宏图发展有限公司小王接到刘部长的电话，要求她完成182张“宏图发展成立三十周年”庆典活动的客户邀请函，邀请函必须今天中午下班前印制好发出，并在半小时内完成交给部长审查！

方案1：自己动手写
（缺陷：时间来不及；书写不工整，企业形象受损）
方案2：先建好1张模板邀请函，再复制182个，再在邀请函中逐个输入数据。
（缺陷：时间来不及；不能保证100%输入正确）
方案3：与同事合作，共同完成（每个人制作若干份邀请函，再把文档合并）
（缺陷：每个人手头上都有工作；不能体现个人工作能力）
设问：如何在短时间内保质保量地完成182张客户邀请函呢？ 
回答：邮件合并——让你轻松行走职场！

2、邮件合并基本概念和功能
　　“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。但邮件合并功能并不是一定要你发邮件，它的意思是先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源。然后在主文档中插入变化的信息。合成后的文件你可以保存为Word文档，可以打印出来，当然也可以以邮件形式发出去，我们称之为合并文档。
邮件合并的主要成员——“主文档”和“数据源”：主文档是指固定的主要内容，比如邀请函的主体部分；而数据源是变化的信息，比如邀请人的姓名、职务等个人信息。

　　我们可以用个性杯子的定义来理解“主文档”和“数据源”的概念。

3、邮件合并操作步骤

以邀请函封面制作为例：

第1步：建立一张邀请函封面（建立主文档）

第2步：建立一份包含客户信息的Excel表。（建立数据源）

第3步：将客户信息整合到邀请函中（插入合并域）

4、邮件合并案例应用：

任务1：邀请函制作：帮助小王完成182张“宏图发展成立三十周年”庆典活动的客户邀请函，效果如下：

任务2：个性信封的制作：值此宏盛发展成立30周年之际，公司想要订制一批个性专属信封寄发《邀请函》，效果如下：

任务3：工资条的制作：公司财务室要为每个员工打印2012年4月的工资条，效果如下：

5、邮件合并小技巧

小技巧一：插入域时不能移动插入点，怎么解决?
操作方法：单击邮件合并工具栏右侧的下箭头按钮。 在出现的列表上，指向“添加或删除按钮”。 在出现的列表上，指向“邮件合并”，单击选中“插入合并域”，则“插入合并域”按钮出现在工具栏上选项按钮的右侧。

小技巧二：信封中的邮编如何恰当的放置在邮编方格中？

操作方法：邮编域需要设置字符间距为“加宽”。

小技巧三：默认状态下，邮件合并生成的文件都是一页一条记录。通常我们都用A4纸打印，怎样在一页纸上打印多条记录，节省纸张呢？
操作方法：在合并成新文档前， 设置主文档类型为“目录”。

课堂练习11

课堂练习11素材下载

要求：

1、在A4纸上创建产品标签，产品名为“Word2003信函与邮件”,标签产品选“AveryA4和A5幅面”，产品编号为“J400DK-磁盘”，完成后文件保存为“01标签.doc”。

2、创建一个如图“02标签.JPG”所示的标签，标签产品选“Avery标准型”，产品编号为“2160 微型-地址”，完成后文件保存为“02标签.doc”。 

3、创建一个如图“03中文信封.JPG”所示的中国邮政标准信封，完成后文件保存为“03中文信封.doc”。 

4、创建一个如图“04英文信封.JPG”所示的英文信封，要求信封尺寸为10型，完成后文件保存为“04英文信封.doc”。 

5、邀请函制作：结合“数据资料.xls”文件中“客户名单”页中的信息，利用邮件合并功能批量生成每个客户的邀请函封面和邀请函。完成后文件分别保存为“05邀请函封面合并.doc”和“05邀请函合并.doc”。

6、个性信封的制作：结合“数据资料.xls”文件中“客户名单”页中的信息，利用邮件合并功能批量生成每个客户邀请函的个性信封。完成后文件保存为“06个性信封合并.doc”。

7、工资条的制作：结合“数据资料.xls”文件中“工资表”页中的信息，利用邮件合并功能批量生成每个员工2012年4月的工资条，要求每页显示5个员工的工资条。完成后文件保存为“07工资条合并.doc”。