ABC时间管理法

名称	ABC时间管理法
属于	事务优先顺序法的“鼻祖”

做法	将待办的事项按照又重要到轻的顺序划分为Ａ，Ｂ，Ｃ三个等级，然后按照事项的重要等级依据完成任务的做事方法。
特点	使学习、工作和生活等活动在有条不紊中进行

1概念

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ABC时间管理法，就是以事务的重要程度为依据，将待办的事项按照又重要到轻的顺序划分为Ａ，Ｂ，Ｃ三个等级，然后按照事项的重要等级依据完成任务的做事方法。

　　ABC时间管理法可谓事务优先顺序法的“鼻祖”，它不但屡屡为时间管理专家们所称道，还被许多热忠于规划生活的人们所采用。这种方法可以有效的解决因日常事务异常繁乱而陷入混乱的状况，使学习、工作和生活等活动在有条不紊中进行。

　　要想学会使用ABC时间管理法，可以按照以下步骤和原则进行：

　　

2划分事务级别

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　　根据事务的重要性来规定优先顺序，对每一项工作做如下考虑：“这件事是不是有助于达到我的长期目标或短期目标？”做出判断之后，再根据判断确定事物的级别。

　　（１）划分标准

　　①Ａ级事务

　　如果非常有助于达到目标，即为最重要的事项，将其标注为Ａ－－必须做的事，是指与实现自己的目标相关的关键事务，比如管理性指导、重要的客户约见、重要的期限临近、能带来领先优势或成功的机会。

　　Ａ级事物都是必须在短期内完成的任务。一旦完成，Ａ级事务就会产生显著的效果。而如果事务为完成，那么严重的、另人沮丧的、甚至是灾难性的后果就有可能发生。Ａ级事务的关键是需要立刻行动起来去做。

　　②Ｂ级事务

　　如果对于达到目标具有一般的意义，即为次重要的事项，将其标注为Ｂ－－应该做的事，是指具有中等价值的事务，这类事务有助于提高个人或组织业绩，但不是关键性的。

　　Ｂ级事务是应该在短期内完成的任务。虽说不如Ａ级事务那样一样紧迫，但它仍然很重要。这些工作可以在一定期限内相应地推迟。若规定的完成期限较短，就应该将它们很快提升为Ａ级。

　　③Ｃ级事务

　　如果对达到目标起的作用不大，即为不重要的事项，将其标注为Ｃ－－可以做的事，是指价值较低的一类事务，无论这些事务多么有趣后紧急，都应该拖后处理。

　　Ｃ级事务是可以推迟，但不会造成严重后果的工作。该事务中的有些工作甚至可以无限期的推迟。但其它一些事务，尤其是那些有较长时间限制的事务，也会随着完成期限的临近最终转变为Ａ级别或Ｂ级别。

3各级事务所占的比例及价值

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而不是看其在的整体中所占的百分比。总体来说，ABC三级事务在事务总量中所占的比例及价值是这样的：

　　Ａ级事务约占任务和工作总量的１５％，这是你必须集中经历完成的事务。对所有达到的目标而言，它真正的价值高达６５％。

　　Ｂ级事务约占事务与工作总量的２０％，你完成事务的价值也就是２０％。

　　Ｃ级事务占事务总量的６５％，你完成这级事务的价值仅为１５％。

4各级事务的时间分配原则

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明确事务级别后，首先要全力以赴投入Ａ级事务，知道完成或取得预期的效果后，再转入Ｂ级事务。如果不能完成Ｂ级事务，可以考虑授权。尽量少在Ｃ级事务上花费上花费时间。不过请注意，Ｃ级事务并不是可有可无的。除Ａ级和Ｂ级事务外，工作中还有许多不太重要、但又不得不能不做的事情，比如准备工作、善后工作和日常工作等等。

　　更要注意的是，Ａ级事务虽然重要，但未必就要第一时间去做，而把其它事务全抛开。这是由时间的效益性决定。比如，你一天有很多工作，你的Ａ级事务是拟一份报告，需要花大半天时间；同时还有Ｂ级事务和Ｃ级事务，比如Ｃ级事务是一些委派别人去做的小事。那么，在你开始起草报告之前，用几分钟时间把这些小事分配下去，被分配到任务的人相对就会有更多的时间去做了。也就是说，有些时候紧急的事务虽然不重要，但要优先处理。

5灵活运用ABC时间管理法

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　　（１）增加级别

　　如果你认为以上３个级别不足以涵盖你的具体情况，你也可以再加一个级别，即Ｄ级事务。

　　Ｄ级事务上指那些理论上甚至不需要完成的工作。它们没有最后期限，如果完成这些事固然很好，但完不成也没关系。因为你可以完全无视这些事的存在，它们不会给你带来任何不利或严重的影响。

　　不过，从事这些Ｄ级事务也有一定的好处，它们往往可以让你有以外的收获。比如，阅读一本旧杂志时恰巧有一篇很有意义的文章；购买一盏台灯完全改善了你的工作环境；在文具店闲逛时，发现一种简化文件归档的使用工具；重新阅读你的手机使用说明时找到一些你从未发现过的新功能，等等。

　　（２）细分级别

　　对于这些人来说，把任务只分成Ａ、Ｂ、Ｃ级还是远远不够，或者这样分下来同时会有太多的Ａ级或Ｃ级任务。为了解决这一个问题，你可以将各个级别进一步划分，比如在Ａ中分为Ａ１、Ａ２、Ａ３；Ｂ分为Ｂ１、Ｂ２、Ｂ３......当然，Ａ１要比Ａ２更重要一些，Ａ２也比Ａ３更重要一些；Ｂ级事务也是如此。

　　举个例子来说，比如你明天想完成６项事务，其中有两项Ａ级事务，而在这两项中又有一项最重要，那么就把它成为“Ａ１”，另一项则称为“Ａ２”；如果Ｂ级中也有几项事务，也按照这种方法划分。

　　

　　ABC时间管理法的优点在于，它剔除了我们对每项任务附带的个人情绪，可以让我们理清思路，知道优先做什么，重要在哪里，不至于一味按照自己的喜好来做事或者不知从何下手。

6时间管理的四象限工作法

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1、第一象限是重要又急迫的事。

举例：诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。

这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了，我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。

本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。

2、第二象限是重要但不紧急的事。

案例：主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。

荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。

这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。

3、第三象限是紧急但不重要的事。

举例：电话、会议、突来访客都属于这一类。

表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。

4、第四象限属于不紧急也不重要的事。

举例：阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。

简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。

现在你不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和每三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。

朋友，你是否天天在忙，是否忙得不得要领，认真领会时间管理的四象限工作法，它会让你的工作变得高效，工作不再是负担。成就高效的卓越管理者就在于实践时间管理的四象限工作法。

7那该如何简化工作呢

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请参考以下「三抓三放」的原则：

　　

　　(1) 抓大事，放小事

　　集中思考工作上的大事，对于微不足道的小事，无须过度烦心。高阶管理者必须为公司明确定位，掌握未来发展的重要方向，别为枝微末节而操心；基层员工应将时间用于可明显提升业绩的事务上，无关紧要的小事则尽量删除。

　　

　　(2) 抓正事，放杂事

　　要顺利完成一件工作，有其必要的程序及步骤，亦即完成该项任务的正事，而与完成该项任务无关的则称为杂事。一个有智慧的工作者应抓紧正事，将心力和时间集中投资于处理与该任务最相关的核心问题；至于与正事无关的杂事，可交由旁人处理，或是尽量避免，以简化工作内容。

　　

　　(3) 抓要事，放闲事

　　重要又紧急的事情应该在第一时间完成；没有时间压力的闲事，则利用工作空档，简单处理即可。要事与闲事的差别，在于对绩效的贡献度以及时间的紧迫程度。高绩效贡献度、高时间紧迫性的要。