Microsoft Dynamics CRM 2011 新建实体 需要注意的细节

新建一个实体，需要红色框内的是否勾选的意义，可以进一步加深对CRM的理解。如图：

下面对部分的进行了自我的理解，不对的地方，还请大家指出来。互相学习。

1、CRM2011中，在活动方面加强的新特性包括有：批量编辑、自定义活动类型以及定期约会。

本文将主要说明前两项，关于定期约会的内容，将在后续文章中进行介绍。

批量编辑活动记录：

在crm2011中，可以对活动类型的记录进行批量编辑了，不过，一次批量编辑只能够针对于同一种类型的活动数据，如果选择的记录并非同一种活动类型，系统会提示“只能对同一种类型的活动执行此操作”，效果如下图所示。

由上图可见，选择了7条记录，4条电话联络记录，3条任务记录，点击ribbon工具栏的“编辑”按钮，系统将弹出对话框“只能够对同一类型的活动执行此操作”。

如果只选择3条任务记录，然后点击“编辑”按钮，系统将会弹出批量编辑对话框，在其中，可以对任务的主题、描述、关于、持续时间、截止时间、优先级、类别以及子类别进行编辑，用户可以在需要编辑的字段中输入内容，点击“保存”按钮后，这些输入的编辑内容将会更新到所有被选择记录中。例如，我设定了任务的“description”字段信息为“任务说明:批量编辑功能演示”，点击“保存”按钮之后，编辑的内容将会保存到所有选定的任务记录的“description”字段中。效果如下图所示。

自定义活动类型

Dynamics CRM系统中，活动是做什么用的呢，活动的意义何在呢？我的理解是，为了完成某个目标，或者是商机销售过程中，或者是线索确认审核过程中，crm系统的使用者用活动记录了和客户交互的信息，或者是电话联络、或者是任务或者是约会等等。

而在实际应用中，用户可能会使用系统内置的活动类型之外的方式，例如——短信，与客户进行沟通。面对这种需求，以往的做法中，常常是将某个不使用的活动类型的显示名称命名为“短信”。我以前的做法就是将很少使用的“传真”或者“信件”实体重新命名为“短信”。这样，在活动列表中，可以浏览、创建“短信”记录。

为了解决这个问题，CRM2011系统已经允许我们创建自定义活动类型了。在新建实体时，可以指定当前实体是否“定义为活动实体”，而且可以设定该活动实体是否显示在活动菜单中。如下图所示，我创建了显示名为“短信”，架构名为“new_sms”的自定义活动类型，并将其显示在活动菜单中。

由上图可见，在设定实体为活动实体时，无法对所有权，显示区域，通信与写作中的“注释”、“活动”、“连接”、“发送电子邮件”、“队列”再进行设置，系统会为其指定相应的值。

实体创建后，由于设定“显示在活动菜单中”，所以点击ribbon工具栏“文件”—>”新建活动”时，在站点图导航到“活动”节点，Ribbon工具栏的“其他活动”下拉列表中，在为某一实体记录“添加新活动”时，都可以看到有“短信”这个新活动类型。如下面的几幅图所示。

2、CRM中新建实体，如果定义为活动实体那么所有权必须为用户或团队。如图：

3、所有权有两个选项：用户或团队 和组织，一般用web服务创建一个记录，用户为8，给这个用户有权限只有这个用户才可以看，团队为9，给这个团队附加权限，该团队下的所有用户都可以看到。

a.用户 按用户区分权限，比如控制A的东西不能让用户B看到。

b.组织  按组织区分权限，要么可以看到，要么不可以看到，不区分用户，只按角色区分。

用户和团队：角色权限有：空心圆(无权限)、1/4分圆（用户级别），1/2分圆（部门级别）、3/4分圆（上下级部门：只能看本级和下级，不能看上级） 全心圆（组织级别）。

组织：角色权限有空心圆(无权限)和全心圆（组织级别）。

像客户实体，是按用户级别，我的客户可以不让你看到。

像省份、城市之类的基础数据，一般按组织级别，把一个省份分给一个用户是没有意义的。

这个建实体时要想好，不要搞错了，搞错了后面处理起来很麻烦，因为实体建完之后不可以改这个属性的。

定义为活动实体 把自己当做活动,比如商机。显示在活动菜单中

4、注释（）

5、活动 可以添加活动
6、连接

7、发送电子邮件 这个实体就会增加一个字段电子邮件（显示名称：电子邮件地址 名称：emailaddress）
8、邮件合并 
9、 文档管理

10、队列 呼叫中心 团队和业务部门

11、重复检测    数据管理 重复检测 像一般导入数据的时候，不能出现重复的名称(比如：new_name),选择这个就会有这个功能。
12、审核 记录新增和删除都会记录下来，存在一个表中，加密了。财务和钱，针对字段开启会好些的。用sql增删改不会有这个功能。