MS Word 目录排版

昨天整理一份把网页的内容复制粘贴到Word里的文件，碰到了这样一个问题：

网页上面也会有一级标题，二级标题，三级标题等。当我们在写博客的时候，也会去使用这些。这也就导致复制过来之后，直接生成的目录很乱。因为不仅各不同网页所用的标题级数不同，某一个网页也可能把非标题的部分也用标题的格式。

第一个思路是选中文本，右键选择“段落”，把“大纲级别”改为“正文文本”。但是问题来了！有时候这样改是无效的，它仍然是那样的格式。

要不直接清除格式？那样对文档的改动就比较大了。想把标题等级去掉，又保持标题的格式，如何做？这就要用到“大纲视图”了。

进入大纲模式

首先打开大纲视图：

此时它会进入这样的模式：

看到左边显示1 级的那个地方吗？这里是大杀器！在这里改的级别，99%会生效（因为碰到有一个标题这么选还是不行），有99%就够了。

还有右边的显示级别，把它设置为3 级吧。你也可以根据需要选择。我选择这个等级是因为最初需要把整体的结构整理出来，之后再选择4 级和5 级去更细的划分。

将标题等级降为正文文本

下面通过实际例子来说明操作步骤。

这份文档里有我那篇访问量差90就破万的 Git和Github简单教程博客，就拿来当例子吧（逃

乱糟糟的，结构不清晰。我这篇博客的正文标题等级是多余的，放到目录时，只需要让人知道有这么一篇博客，即保留博客的主标题就行了。

那么将零、到八、这些全部选中。点击左上角的图标，将其降为正文文本。

当然，你也可以点击2 级那里的下拉菜单，选择最下面的正文文本。

不过每次都要把鼠标移动上去，还是挺烦的。设置个快捷键吧！

设置快捷键，提高效率

按住alt，依次按f和t进入word选项。再按照下图依次设置：

我的建议是，将降到正文文本设置为 alt + ` ，就是esc键下面那个按键。接着设置提升等级和降级，为了按键方便，我们分别设置为 alt + 1 和 alt + 2 。

还有两个快捷键需要了解：

ctrl + alt + o ：进入大纲视图

ctrl + alt + p ：在大纲视图下，点击一个标题，再按这个快捷键，就会回到页面视图，同时定位到你选择的这个标题所在的位置。

这两个快捷键组合使用，秀得飞起。

但是会有一个问题，就是如果你从页面视图切换到大纲视图，默认显示所有级别。那么你可以用 alt + shift + 数字 来调整想要显示到哪个等级。

现在总结一下编辑时所需的所有快捷键：

快捷键	说明
alt + `	将标题设置为正文文本级别
alt + 1	提升标题一个级别
alt + 2	降低标题一个级别
ctrl + alt + o	切换到大纲视图
alt + shift + 数字	在大纲视图下，显示标题到数字指定的等级
ctrl + alt + p	切换到页面视图

快捷键了解完毕，只需要六个快捷键，效率就能起飞！

本来还有很多想说的，但是一旦知道快捷键，也就没有必要说了。因为那些都是低效地用鼠标去调整。

移动一大块内容

word有个特别屌的地方必须说一说。

如果你想调整两篇文章的位置，或者两个标题的顺序，怎么办？通常的想法是，在页面视图下全选其中一篇文章并剪切。接着光标定位到要放置的位置，粘贴。太麻烦了！！要是文章比较长，全选一篇文章会显得比较麻烦。

怎么做会简单一点？来个具体例子：

先切换到大纲视图。

还是我刚才那张图。如果我想把四和五交换位置，怎么做？直接按住五前面的圈圈，拖到四上面就行了！！卧槽！！

来一张动图感受一下：

做完之后，再自动生成目录，就很漂亮了。你可以根据需要设置要在目录中显示的等级。