OA办公软件篇（三）—审批流

背景

作用

迭代历程

具体实现

写在最后

 

背景

在前面两篇文章中，我们分别讲了组织架构和权限管理，今天我们来讲一个跟组织架构关系比较密切的功能-审批流。

审批流，通俗来说就是一个完整的审批流程，是一种非常常见的工作流，被广泛应用于OA软件中。它的本质实际上是决策，是效率和责任的统一体。

 

在过去，我们拿着需要签字盖章的文件线下一个个办公室一个个人找过去签字盖章，这个过程就是审批流的原型；现在，我们将这个过程放到线上，解放了发起人的双腿和时间，让审批这个过程不再“艰难”，动动手指即可完成。

发起人将事项的相关信息放置于审批传送带，并自己选择或者系统自动帮助选择相关审批人，审批人根据主次和分工的不同，对自己管辖范围的那部分详细信息进行全面审核、决策并将意见进行传递；审批人会给出通过、驳回、协商等处理意见，最终抵达审批流最后一个层级进行最终的决策，并完成本次审批。

 

 

作用

办公无纸化是企业办公的一个巨大的进步，那么审批流在企业中具体有着哪些作用呢？

1.节省员工时间，提升工作效率

发起人不必再为了一个审批单跑来跑去；审批人不必在工作途中不断被发起人打断，可以选择自己的时间批量处理审批单。

2.审批流程合规、合理

通过审批模板配置、审批规则内置等把控审批流程和合规、合理性，防止流不对人的问题产生，严格按照公司相关规定执行审批。

3.提供强有力的决策依据

审批流上每个环节的审批，都可以为下一个环节提供决策支持，而整体的审批流通过与否，，也可以为公司的多项事务提供决策支持。

4.审批过程透明化，便于监管

通过特殊权限设置或者管理后台就可以查看相关/所有审批单审批和流转情况，可以对各环节决策过程、审批结果进行有效监管，尤其是财政相关的，杜绝“监管死角”。

5.全程可留档、可追溯

传统纸质版审批单易丢失，不容易保存，年久会变质，电子审批单则不存在这个问题，永久留档，随时可查可看，形成企业的永久性资料。

 

迭代历程

看过我前两篇OA办公软件篇文章的同学都知道，我现在接手的这个OA产品整体架构及功能都是经历了重重迭代，踩了很多坑才步入正轨。这里面有很多原因造成了这个结果，赶工期、产品经理能力问题、老板决策问题等等，所以每次我都会把一些过程组列出来，标明优劣，让大家在实际实践的过程中可以参考，真正的能够给到大家一些启示。

那么审批流这一块，我们又经历了怎么样的迭代过程呢？

第一个阶段：一个层级，全部并行审批

很明显，这又是一个偷懒的做法，实现了“审批”，但没有形成“流”。在每一个审批单上把需要审批的人加上去，这些人不分层级，都可以进行审批，一旦有一个人审批不通过，那么这个审批单就是驳回的；只有当所有审批人都审核通过， 这个审批单最终才是通过的。这样做的坏处显而易见，根本算不上是真正的审批流。

第二个阶段：有了审批“流”，内置审批人及规则

审批有了层级，只有当上一个人审批完成且是审核通过的时候，才会流转到下一个审批人审批，不会把审批一股脑的全部推给所有的审批人，到谁了就推送给谁审批，清晰明了，不浪费时间；同时，对一些很明确的审批，内置审批规则，比如请假三天以内只需要上级领导和人资审批、抄送上上级领导即可，那就把这个规则内置到这个审批单里面，在用户使用这个审批单的时候自动带出审批人，不需要用户再去想每个审批规则是什么，去询问应该要谁审批，直接一步到位。

第三个阶段：自定义审批模板

内置审批人及规则毕竟不够灵活，而且也不能经常性因为要调整审批流的规则就去修改程序，所以我们在第二个阶段的基础上设计了自定义审批模板，管理员可以在管理后台灵活设置审批模板。

 

具体实现

1.审批流的构成要素

审批发起者：审批流的创建者

审批者：来审核这个审批单的人叫审批者，不同权限的员工起到不同阶段和不同效果的审批作用

抄送者：抄送者不参与审批，只在审批结束之后获取审批信息，拥有知情权

审批规则：比如统一审批节点添加多人，一人驳回则审批整体驳回和该节点人全部驳回才算驳回就属于两种审批规则

审批内容：不同审批流的审批内容创建方式有所差异，与其关系的业务特性相关

审批动作：审批动作分为通过和驳回，也可以设置中间状态，具体根据实际需求设计

审批通知：需要谁审批的时候需要发消息给审批者，审批流结束之后需要通知发起者，通知方式不限

 

2.通常都有哪些审批流

通常审批流分为人事审批（请假、离职等）、财务审批（报销、备用金等）、其他审批（印章、权限等），具体存在哪些审批需要根据当前公司的使用需要进行设计。示例如下：

 

3.移动端实现

（1）审批查询和发起入口

在审批查询模块有两个功能点，见下图

① 审批列表，分为三个状态：我发起的审批、我处理的审批和抄送我的审批。

② 创建审批入口

 

（2）发起者-创建审批单

审批单分为两部分，一部分是与该审批事项相关需要填充的内容字段，以请假审批单为例，需要包含请假类型、请假时间、请假事由、代班人等，如下图所示：

另一部分是审批人和抄送人的选择，如下图所示：

这里面有三个关键点：

① 审批分级：可以自主增加或者减少审批层级

② 审批人和抄送人选择：从组织架构中进行人员选择

③ 同一层级支持添加多个审批人

 

（3）审批者-处理审批单

当审批走到当前审批人的时候，推送消息给此人，提醒其对审批单进行处理。

处理的时候分为两个动作，同意或者拒绝，通常来说，拒绝的时候必须要给出理由，同意的时候理由则可以选填。

 

 

4.管理后台实现

关于后台，管理后台主要分为两部分审批流查询监管和审批流模板配置。

（1）审批流查询监管

在管理后台对各种类型的审批流进行查询监管，如下图所示：

 

（2）审批流模板配置

审批流模板配置分为两部分，一部分是表单配置，另一部分是审批模板的配置。

这一块我建议直接在钉钉申请个公司去他们的管理后台研究，很清楚就能看明白这一块是怎么做的，不建议学习企业微信。

因为这块我只做了审批模板配置，表单配置没有做，所以下面重点展示一下审批模板配置后台部分。

① 审批模板配置主要是对每个审批流的审批人和抄送人进行了管理，可以由公司统一设置，或者由部门单独进行设置。

② 内置审批人、定义审批模板都强关联与组织架构，所以组织架构必须清晰正确，否则最终即使配置了模板，也没有办法带出正确的审批/抄送人员。

③ 管理后台审批流模板列表查询页面如下：

 

 

④ 管理后台审批模板配置页面如下所示：

 

审批人/抄送人选择如下图所示：

 

 

5.图形化说明

审批流是工作流的一种。工作流有一个基本概念：工作流的图形化。工作流产品提供一种图形化的方法来描述和实现工作流进程。进程的每个步骤以一个图形化的图标来表示。通过对这些图标的连接，设计者就能够描述步骤之间的关系及路由。对每个步骤而言，设计者能够指定该步骤用户参与进程的界面和所需完成的任务所需的电子表格。

因为我觉得图形化在整体设计和开发上都是有一定难度的，而且很少被需要，所以在这里我们只提出这个概念，感兴趣的可以自己去了解一下，不过多的进行描述了。

 

写在最后

OA办公软件基础设计部分，还有日志体系、通知体系、会议管理、合同管理、绩效考核等等，这个系列不再展开去讲了，如果有同学感兴趣的可以找我交流~