与你一起学习MS Project——基础篇:Project基础应用
为了更清晰容易地熟悉掌握Project的基础应用,我们在基础篇中一起来学习掌握在Project中如何做进度计划、资源计划、成本计划以及跟踪项目的执行情况并生成所需的项目报表。
一、进度计划
这里,首先要问各位朋友一个问题,你平时如何新建一个project项目计划的?很多用户初次使用project创建项目计划时,启动project以后直接在甘特图视图的区域内开始输入任务信息。其实这种做法是不符合使用规范的,为了提高计划编写的科学性、准确性,建议按下述规范顺序使用。
首先是创建项目文件。这可以利用现有模板,也可以利用现有文件,还可以创建空白的项目,并通过保存新项目以实现新项目的创建。
其次,要设置项目的基本信息,包括:
1、设置项目日程排定方式
(1)第一种是项目开始日期,按照从前往后的顺序推算出项目的完成日期(顺排)
(2)第二种是项目完成日期,按照从后往前的顺序推算出项目的开始日期(倒排)
2、设置项目开始/完成日期
3、设置“任务模式”为“自动模式”或“手动模式”
4、设置“大纲数字”、项目摘要任务
第三,要对日历进行设置。日历主要包括项目日历、任务日历和资源日历。项目日历的设置通过点击“项目”-“更改工作时间”-“新建日历”来完成,可以根据项目需要建立非标准项目日历,如七八月周六都上班。任务日历是针对具体任务的,如某任务必须在国庆休假期间完成则可单独设该任务的日历。资源日历则是针对具体资源的,如某专家只在周六、日提供工作,则可针对此专家设置资源日历。在三种日历中,项目日历优先级低于任务及资源日历。此外可以通过日历共享(文件-信息-管理器-日历复制),实现将日历共享给其他项目使用。
第四,要对各项工作任务进行分解。任务的分解需要遵循一定的原则:任务分层、80小时、责任到人、风险分解、逐步求精、团队工作等。
那么,在Project中,任务如何分解呢?这里主要涉及任务输入和任务处理两块。任务输入包括项目名称、阶段名称、里程碑、各阶段细化、各阶段内需再次细分的任务分解。主要有几点:
(1)在Project中直接输入
(2)通过Excel完成
(3)对周期性任务的处理
(4)里程碑任务:里程碑项目重要的关键点;里程碑是项目转阶段的标志;里程碑是各级管理层以及项目成员努力的重要目标;一定要标明里程碑,并全力保证里程碑节点的完成。里程碑设置方法为:工期为零的任务自动变为里程碑,工期不为零的任务可以在高级选项里面设置里程碑。
任务处理则包括:移动任务、插入任务、复制任务、删除任务。
第五,对工期进行设置。包括工期的单位(如分钟m、小时h、天d、周w、月mo)、估计工期的标识(用于标记工期还没有确定的任务)等。同时需要对任务模式进行制定,是手动计划呢还是自动计划。
第六,需要搞清楚任务的关联关系。这里主要有四种,一是完成-开始,即任务B开始的前提是任务A完成,A不完成B就不能开始;二是开始-开始,即任务B开始的前提是任务A开始,A不开始则B也不能开始;三是完成-完成,即任务B完成的前提是任务A完成,A没有完成则B就不能完成;四是开始-完成,即任务B完成的前提是任务A开始,A不开始B就不能完成。
第七,增加一些辅助信息。例如任务类型的限制,包括期限、强制限制等,也可以输入一些备注信息。
二、资源计划
资源主要指具体执行项目的人员、设备、材料以及费用。在Project2013中,要完成资源计划的编制,需要几个步骤:
资源指具体执行项目的人员、设备、材料以及费用。
1、资源建立
(1)通过【视图】-【资源工作表】,【资源】-【添加资源】:从企业建立工作组、AD(windows server活动目录)、通讯簿导入、手动输入资源
(2)资源分为三种:工时(按时间来支付费用)、材料(按数量来计费的资源)、成本(项目的财务债务,如差旅费、资产成本或其他固定任务成本)
建立工时资源:输入基本信息-设置工作时间-设置成本信息(多种角色可使用多套费率标准)
2、资源分配。存在几种情形:一个任务分配一个资源、一个任务分配多个资源、多个任务分配多个资源。
3、对资源分配状况进行分析。
4、资源的调配。资源-工作组规划器:横道图,以部门为单位,可直观地看到哪些资源在对应的任务要求时间段内是空闲的,便于任务的分配与调整。
5、资源计划输出。利用甘特图的分组方式输出:切换到甘特图,【视图】/【数据】/【分组依据】/【资源】。
三、成本计划
项目成本管理过程:大概分为成本估算、成本预算、成本控制3个方面,project中,可以实现以上三个管理过程。
在Project中的成本分类:固定成本和成本。成本=固定成本+资源成本。资源成本=工时资源成本+材料资源成本+成本资源成本。固定成本是指在一定时期和一定业务量范围内,不受业务量增减变动影响而能保持不变的成本,例如内部培训费用、设备折旧、管理费用摊销等。
成本资源的使用方式为:
(1)成本资源类型的设置:【视图】/【资源工作表】;
(2)成本资源的使用:切换到“甘特图”,在“任务信息”对话框中的“资源”选项卡中分配。
4、成本的计算方法为:【视图】/【拆分视图】/【详细信息】,鼠标右键单击“任务详细信息”,选择“成本”,任务详细信息显示该任务的成本情况:任务总成本=固定成本+工时资源成本+材料资源成本+成本资源成本。
5、项目的预算:
(1)创建预算类型的成本资源:资源工作表中创建,选中预算复选框
(2)将资源分配给项目:切换到甘特图后,在摘要任务信息中设置资源名称为预算
(3)为项目的预算赋值:【资源】/【查看】/【资源使用状况】视图,插入“预算成本”列,切换到甘特图后插入“预算成本”列
只能将预算资源分配给项目摘要任务,不能分配给任务,因此无法实现分级预算管控,功能有限,在资源使用状况中设定预算的数值。
6、成本计划的输出:
(1)输出阶段成本计划:【视图】/【数据】/【大纲】/“大纲级别1”
(2)输出详细成本计划: 【视图】/【数据】/【大纲】/“所有子任务”
(3)现金流量报表:【项目】/【报表】/【报表】,成本报表。
四、项目执行
项目计划信息发布:及时发布到项目干系人,以便得到确认以及信息的共享。项目计划信息发布的前提为:使用project server环境。
项目的比较基准:项目计划发布之前要“保存比较基准”,因为实际执行计划会发送变化,如果没有保存最初的计划,当计划发生变化时无法体现项目变化的情况,也就无法实现项目监控。
(1)比较基准概念
比较基准是关键、原始项目估计数据的集合。包括项目计划中输入的原始任务、资源、工作分配和成本估计。比较基准是项目比较的参考点。
(2)保存时机
一是项目计划编制完成,项目开始执行前;二是项目调整后,重新开始执行前。
(3)保存次数限制
系统默认保存11个比较基准。
3、进度更新
(1)更新“完成百分比”:插入完成百分比列直接更新,任务信息中更新。
(2)更新实际开始时间与实际完成时间
(3)更新实际工期与剩余工期
(4)批量更新任务进度。
五、项目报表
项目的报表包括仪表板、资源类报表、成本类报表、进行中报表等。
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