关于制作报奖PPT的小结

从9月26日接到制作报奖材料的任务开始，6个人（不包括审查领导和美工人员）忙活了半个多月终于交稿了，翻一下时间日志，10月1日前大概投入了13个小时，10月13日交稿又讨论修改了67个小时，总共算起来超过80个小时的投入！其中我还跑北京离开了2天，其他人比我投入的时间更长！几人为准备DOC还比我花了更多的时间，为了这15分钟的PPT，最后的一张纸，我们创新了什么？学到了什么？现在该反思一下了。

可怜的几点收获：

1）抛开PPT脱离了DOC的情况不谈，关于PPT中词句的推敲还是下了不少功夫，通常一句话要经过长时间的修改（但悲惨的是每当大领导审查时经常被一字不留地被砍掉！），大家都笑谈：如果立项的PPT都这样写，估计想不立上都难！如果项目实施过程中能够这么投入，项目想不出成果也很难！

2）几个关键动画为了与文字达到良好的配合效果，让美工花了大力气，如果所有的片子都这样，应该效果会更好，当然时间不允许。

3）材料虽然不知道评审时能否如愿，但对项目的前景目标有了更多了解。

问题与反思：

1）与多人协作的软件开发项目类似，多人一起写材料应该尽早引入版本管理，每次PPT传来传去虽然花不了多少时间，但多人半个月每天出一个版本累加起来就相当可观了。最可怕的是修改好的内容，在讨论时发现又回到了以前的版本，尤其是到最后2天时合成文字和声音时，这种问题更加严重。

2）一开始一定要弄好一个不错的PPT母版。最终PPT大概50多张，无数人次调整某个页面上的文字的位置、字体、大小、颜色等，到最后美工那里，全部还要重新再刷一遍！之前的修改基本都无用！实际上把母版设置好后，标题、内容的位置、字体、大小都确定了，大家只需关注内容即可，最后把配色方案也一起弄好，以后不需要再为了前景、背景、强调、填充等挑颜色挑个半天！

3）OFFICE版本问题，最后上报材料要求用2003或2007，但平常都用2010或2013做的，最后转换为低版本时问题多多，文字超出边框、动画效果出不来、声音有问题，时间越紧越容易出错！提前统一用PowerPoint2003和PPT存储格式能够节省后期的时间。就像软件开发团队都统一使用同版本的开发工具一样。

4）前期绝对不能制作精细的动画。每次上大会讨论后，由于片子肯定会大改，很多形状需要取消组合或重新组合，前期的动画都会失效，在动画上花太多时间绝对得不偿失。

5）发散式讨论走了许多弯路。PPT每一次上大会讨论，都会发生重大调整，思路在截止时间快到时才逐渐统一，导致几天前的片子可用的不多，几乎都要重做，对于干活人的战斗力是一种致命的打击。一开始的讨论只提发散大思路，并不提出具体的修改意见，结果浪费了不少时间。直到最后2次讨论时，才有人按住键盘不放，说到哪里改到哪里，一张一张改，虽然慢但减少了返工。

6）可以引入一个云盘管理，多人修改的文件名弄好规范全放在一起，会节省大量上传下载的时间，甚至每人负责的部分尽量不合并，只需在给大领导汇报之前临时合并一个版本就行。

7）总导演的作用。弄这个PPT就像拍电影，你必须在一开始给啥也不知道的观众交待些什么，然后不断地通过几个部分的场景来刻画这些关键词汇，这些关键词汇需要配合动画和文字来加强，让观众能够记住这几个关键词汇。最后的PPT可能最失败的地方在这里，每个观众听到了大量的新鲜词汇，到15分钟结束时，受众的脑子里却留不下一个关键词！

8）科技管理部门绝对应该取消这种评奖方式！最有保留价值的成果应该是以DOC形式详细阐述的，而不是脱离DOC去花大量时间美化一个PPT，毕竟科研不是拍电影。评委们连看材料的时间都没有，只通过看15分钟的PPT就得出一个结论？谁能知道他们评出的是什么？