PMP——如何区分项目启动会和开踢会?

在PMP考试中非常强调两个重要会议，一个叫做启动会（Initiating Meeting），另一个叫做开踢会议（Kick-off Meeting），俗称两会。

项目启动会的作用是通过发布项目章程来授权项目，并任命项目经理，赋予项目经理动用组织资源的权力。所以项目启动会更多的是给项目立项背书，并且给项目经理进行正式授权的仪式会议。而项目开踢会则是在项目执行前的总动员，希望大家对项目目标的统一理解，并寻求与会人员对以后工作分派的认同和承诺（Promise/Commitment）可以完成被指派的任务。通过以上关于项目启动会和项目开踢会的解读，我们认识到国内项目通常开的项目启动会往往对应的是在PMP考试中所说的项目开踢会，这一点是很多PMP考生需要留意的内容。

那么我们应该如何把握项目开踢会的执行细节呢？项目开踢会是项目管理过程中一个非常重要的会议。在此会议上对项目相关方介绍项目信息，如组织结构、项目管理计划和风险控制流程等。开踢会对项目成功至关重要。无论项目大小，都要进行一次包括针对项目主要相关方会议，给团队鼓舞士气，树立项目经理的威信，与客户面对面沟通获得其对项目的支持，获得公司内高层领导对项目的支持和期望，更关键的是使各个项目相关方全心参与到项目的具体工作过程中。

在会议议程上，与其他会议一样，需要在会前提前对项目相关方进行分析，并做好会议日程安排。与其他会议不同的是，该会议内容是较为独特，会有一些固定的过程和内容，项目经理需要对如下具体内容进行介绍：

1. 项目的目的和意义以及项目的总体情况。项目管理的目标必须要包含对进度，成本和质量三方面的基准，用SMART的方式进行阐述，做到可度量和可达成；
2. 项目主要工作思路和关键可交付成果，包括如何做这个项目的思路，可交付成果主要的功能特性、非功能特性和期待的成本收益分析等；
3. 项目的组织结构、项目成员及其职责的介绍。强调项目经理的授权以及应履行的责任，展现项目经理的领导力。在过程可控的情况下做到对团队成员的适度授权，体现项目团队成员集体合作的重要性；
4. 项目阶段和里程碑计划，以及具体的沟通计划。拟定诸如每周项目进展会议和阶段评审会议的时间表，会议的安排和主持需要责任到人；
5. 可能影响项目成功的关键因素。例如，明晰项目的主要工作制度，计划执行的管控要求，项目需求的确认和变更管理流程，以及相关责任人的澄清等；
6. 项目的风险和应对措施，力图尽早和尽全面的识别风险；
7. 近一周的工作安排和需要配合的工作。

会议的其他重要内容是提问环节，成功做法是消除项目其他相关方的担忧，提高项目各个相关方的参与度。尽量通过甲乙双方领导在会上的重要讲话来树立项目信心，齐心协力达成期望。

关于会议的时间，不能在对项目一无所知的情况下召开项目开踢会，最好是项目经理、项目团队和项目相关方进行磨合一段时间以后，即项目团队已经对项目进行初步了解，对需求范围基本确定，双方对项目的价值观基本达成一致的情况下，召开启动会是最合理的时机，也是最高效的。举个例子：如果项目范围还没有定义好，召开开踢会让大家提建议，这样不利于需求获取以及控制项目范围的。此外，如果还没有和项目主要相关方沟通，并对项目的一些关键内容达成一致，召开此会议是不恰当的。