《GettingThingsDone》--GTD学习笔记(三）-GTD的三个关键原则

原则一：养成收集的习惯

1、收集习惯给个人带来的好处

    在收集过程中你会出现焦虑和解脱，难以招架和控制良好的情绪。

（1）消极情绪的来源

    要做的事情总比你能做的事情多，要做的事情太多并不是引发消极情绪的根源。

    你收集到工作篮中的东西都是什么呢？这些东西其实都代表着你同自己签订的协议。消极情绪都是你违反了这些协议所导致的直接后果------他们是自我信任感丧失的结果。

（2）应该如何减少消极情绪？

    如果你的消极情绪来自于毁约，通常可以采用以下三种办法：

• 不签订协议
• 完成协议
• 重新商定协议

    a、不签订协议

    它的核心思想是“学会说不”。不要盲目地答应他人（也包括自己）的任何要求，答应之前都应该仔细考虑自己是否想完成、能够完成。当你收集了生活中的所有未尽事宜后，“说不”的时候就会更加有理有据。

    b、完成协议

    根除消极情绪的另一种途径就是完成这项工作。当你捕捉到所有的未尽事宜，并能随时在清单中看到它们，你的大脑中的某一个部分就会突发灵感（或因为压力和紧迫感催生创造力），尽快把他们一一完成。给自己安排一些能轻松完成的任务是个增强信心得好方法。

    c、重新商定协议

    重新商定协议不是毁约。把所有事务从大脑中清理出来、放在你的面前会让你感觉更好。因为当你注视着他们，就能做到全盘分析、客观判断，你会清楚哪些是可以立刻实施的，哪些是应该拒绝的，哪些是可以重新商定的。问题的关键是：你不可能同自己商定哪些你已经记不起来的协议。

    （3）与传统的时间管理方法截然不同

    对事务的清晰意识正是我们处理事务的前提，所以我们必须保证在清晰意识的前提下签订协议。这要求我们对任何一个事务都应该加以捕捉，使之具体化，并进行定期的回顾检查，这样才能把它存放在自我管理体系中的相应位置。如果你不这么做，那么那些你没有清晰意识到的事务将占用你更多的心思，比其本应花费的心思要多得多。

    任何凭短期记忆保存的事情，要么会缺少足够的关注，要么会占用过多的关注。收集所有未尽事宜的原因，并不是因为他们都具有完全同等的重要性，恰恰是由于他们的重要性不同。任何未收集到、未完成的事务（无论是否重要），都会一样地产生心理压力，消耗宝贵的精力。

    （4）需要收集多少内容呢？

    怎样才能知道不存在剩余未收集事务呢？当头脑中不再浮现任何事件的提示信息时。

    要消耗一定的精力个、改变原来的习惯，才能训练自己养成这样的习惯：当你的头脑中产生哪怕是微乎其微的协议时，也能立刻将他们识别并捕获下来。尽可能全面地完成收集，每当新事务出现，你都要及时捕获他们，并使之成为你的习惯。

2、收集习惯给团队带来的好处

    作为一个成功的组织，它的内部必须创建这样一种文化（或者说习惯、机制）：每个人都可以坦然面对超出自己能力的工作量；对于那些无法及时完成的工作，可以对其重新协商、制定计划。

原则二：确定“下一步行动”

    当一个组织习惯于将“下一步行动是什么”作为一个标准问题时，它会自然而然的在效能、生产率、透明度等方面获得显著的提高。

1、“下一步行动”技巧的来源

    来源于调查、采访许多管理人员是如何成功地使自己摆脱工作和环境对精神的困扰。”立即决定推动事务向前发展的必要的下一步行动“是处理各种事务的标准的、有效的方法。

2、找到需要执行的”下一步行动“

在行动中保持领先的秘诀在于尽早开始行动。而尽早开始行动的秘诀在于，把复杂的大任务分解成易操作的小任务（下一步行动），然后立即实施其中第一项内容。

    从最基础的层面入手，定义出行动的具体计划，并将行动提示信息有效地组织和管理起来，这是我们提高工作效率的关键。

3、为什么越是精明的人，延误的事情越多？

    他们的感悟能力可以在大脑中充分地展现出执行工作时将会遇到的噩梦一样的可拍景象，以及如果工作不能顺利完成将会带来的负面影响。使自己不安，以至于放弃。

    （1）学会更聪明地解除负担

    通过确定、关注下一步行动来平抑烦恼。当你关注的是一件可以完成的任务时，就会增强信心和方向感。

    需要警惕的是不要让”下一步行动“清单变成”任务目录“。下一步行动是一个简单的任务如”给xxx打电话“，而不是”准备幻灯片“。

4、”下一步行动“技巧的巨大价值

    （1）澄清问题

    下一步行动是一个可以实践的，可以发现问题的本质。

    （2）明确责任

    明确了下一步行动就明确了接下来谁负责。

（3）提高效率

    （4）提升能力

原则三：学会关注结果

1、集中精力，让自己驶入快车道

处理日常事务的一个重要技巧就是：学会在脑海中对结果做出正面的预期，并以此影响实践。

2、“预想结果”的重要性

结果和行动是紧密联系、相互影响的。只有当你对预期结果一清二楚时，才有可能找出恰当的行动，只有你知道该如何行动时，结果和现状才能联系起来。你可以而且必须同时从这俩个方面入手来解决问题。

3、在多个层面上关注结果