让项目管理理论“落地”——读《IT项目经理成长手记》有感

最近利用业余时间阅读了一本好书——《IT项目经理成长手记》（潘东、韩秋泉著）。本书的两位作者是神州数码（中国本土最大的整合IT服务提供商）的高管，在书中他们介绍了神州数码在IT项目管理领域积累的实践做法和工作思路。本书从IT项目经理面临的真实问题和场景出发，将一个项目管理实践者所亲历的案例整理成“手记”，如实地记录下问题解决方法和收获的经验教训。

读完此书，结合科研项目管理的现状，进行了一些思考。在此，将思考后的感想分享。

一、量化指标，使项目状态透明化

书中提出了一个让人印象深刻的观点：项目经理如果3分钟说不清项目进展，说明管理没到点子上。那么，怎么才能在短短3分钟内把项目状态讲清楚呢？书中给出了一种较为可行的办法：使用基于量化指标的《项目状态报表》（如表 1）。

表1 项目状态报表（摘自《IT项目经理成长手记》）

可以看出，《项目状态报表》记录了项目在进度、成本、需求、工作任务、配置管理、员工满意度、工作负荷、质量缺陷方面的关键量化指标，从而全面反映项目在工作范围、时间、成本、质量、人力资源等方面的现状。《项目状态报表》还可以进一步演变为图形化的“项目状态仪表盘”（如图 1），更为直观地反映项目状态。

图1 项目状态仪表盘（摘自《IT项目经理成长手记》）

相信项目经理们有了这样的《项目状态报表》和“项目状态仪表盘”，要在3分钟内讲清楚项目状态也就不难了吧。其实在我们公司，项目状态不透明的情况也或多或少地存在。采用量化指标的方式汇报项目状态，可以是我们的改进方向之一。

当然，针对公司现状，个人觉得不必一来就追求“大而全”，可以采取先抓重点、循序渐进的方式来推进。比如，可以先从表 1中的“进度偏差”和“任务完成度”指标入手，让项目的进度状态变得透明。随着量化管理理念逐渐得到认可，可以再按需增加对其他指标的度量，让项目在各个方面都“透明”起来。项目“透明”了，项目管理者才能做到心中有数，才能及时解决问题、提前防范风险。

二、白板加晨会，落实项目三级计划

关于项目进度计划的执行与跟踪，书中也给出了可操作的办法。书中首先推荐了“三级计划”的项目计划编制框架，即：一级计划将项目全周期分解为项目阶段和里程碑，二级计划将项目阶段分解到“各组每周”的任务（这里的“各组”是指一个项目团队中的各个小组），三级计划将“各组每周”的任务分解到“各人每天”的工作项。这种做法，与我们公司科研项目编制计划的现状是基本类似的。

书中进一步说明了如何利用“白板加晨会”来跟踪“各人每天”的工作项。具体来说就是，每周五下午，各小组长带领组员将下周任务分解成各人每天的工作项，且个人工作项只存在“完成”和“未完成”两种状态。分解出来的个人工作项（本质上就是三级计划）直接记录到白板上（见图 2）。

图2 记录三级计划的白板（摘自《IT项目经理成长手记》）

制定出下周的三级计划后，小组长会每天召开“晨会”进行进度跟踪。晨会时长限定在15分钟内，组员们站在白板前完成。晨会内容为：

1. 检查状态。组员逐个说明昨天工作项的完成情况，今天计划的工作项，以及遇到的问题。工作项只有“完成”和“未完成”两种状态。如果完成，则在白板上打“√”；否则打“○”，表示需延迟。对延迟完成的工作项，在原有“○”后打“√”（见图 2）。

2. 调整计划。根据昨天工作的完成情况，小组一起对三级计划做适当调整，确定今天各人的工作项。

3. 解决问题。首先审核昨天列出的问题的状态，然后将今天提出的所有问题记录到白板的“问题”栏中。晨会上仅记录问题，不对问题做展开讨论。晨会后再组织相关人员进行专门讨论。

这样，到了周五，小组长只需清查白板上的记录，就能掌握三级计划的执行情况，并上报给项目经理。项目经理汇总各小组的任务执行情况，就能掌握二级计划的完成情况。

个人理解，“白板加晨会”的好处至少有三个：

1. 项目小组内的沟通反馈得以显性化、周期化，有助于及时暴露问题和解决问题。

2. 再好的工作计划，也要根据项目进展进行适当调整，才能真正发挥作用。晨会使这种调整变得容易操作。

3. 组员能清楚彼此的工作内容，从而有效避免工作分配不均。

目前我们的在研项目中，也多多少少存在着沟通不畅、计划与实际脱节、工作分配不均的情况，如能引入“白板加晨会”的管理方法，相信能够缓解这些问题。

三、总结

以上简单引述了书中“项目状态报表”和“白板加晨会”两个案例。类似这样的管理技术，书中还有不少，比如：“编制《项目经理手册》，让新人项目经理知道每个阶段该干什么”、“引入报派工系统，缓解项目间人员需求冲突”、“对项目研制过程进行审计，确保公司流程文件落实到位”等等。但限于篇幅，本文无法一一详述，就留待对项目管理感兴趣的同事们去研读吧。

个人认为，本书的出众之处在于：它不是一本“学院派”的理论书，而是真枪实弹的项目管理“战地指南”，在讲述实用项目管理技术的同时，还给出了支撑工具、文档模板和经验总结。同时，由于是本土作者所著，书中记述的场景也较真实地反映了“中国式项目”的管理现状，使得本书与一些国外项目管理专著相比，更接地气。我在阅读本书的过程中，收获良多，并深刻地感受到，书中这些已得到实践检验的好方法、好思路，只要经过适当裁剪，就可以很快运用起来，给我们的项目带来实惠。所以，向大家真诚地推荐这本书。