与你一起学习MS Project——理论篇：项目管理与Project

Hi，你好！我是大黄蜂，非常高兴借此机会与你一起学习微软Project的相关知识和技能。这一次的分享主要是结合本人在实际使用Project 2013过程中的一些方法技巧，其中有一些材料则来源于互联网，期待通过我的梳理成篇后能够给你带来Project 2013的入门指导。

在正式讲Project 2013有关知识与操作、技巧之前，我们有必要先来简要了解一下项目管理的相关知识、Project的相关基础知识及项目管理与Project的一些关系。

一、 项目和项目管理的定义

首先，我们要先来认识几个概念。什么是项目？什么是项目管理？项目管理又是做什么的？那么，什么是项目呢？项目，英文单词叫Project，是为了完成一个具体的目的而设计的一系列行动步骤。项目管理，英文单词叫Project Management，是指为了完成一个特定的目标，应用一定的规范或规章制度对项目的资源进行全面的规划、组织，协调，控制并使之系统化的过程。

二、 项目三角形

在项目管理领域中，有三个要素非常重要，分别是预算、时间、范围。而我们称之为项目三角形，因为这里对三角形的任何一边进行调整，都将影响其他两边。那么，在这个三角形里边，为了满足项目预算要求，结果可能是延长了日程和缩小范围；而为了按计划的完成日期完成，最终结果则可能是增加了成本和缩小了范围；同时，如果扩大范围，则我们的项目可能以资源（如工作人员）的形式花费更多的时间和资金。

三、项目管理的五个阶段

项目管理总体上包括五个阶段，分别是启动阶段、计划阶段、执行阶段、监控阶段和收尾阶段，这是项目管理的五个过程组。这五个过程组贯穿于项目的整个生命周期，对于项目的启动过程，特别要注意组织环境及项目干系人的分析；而在后面的过程中，项目经理要抓好项目的控制，控制的理想结果就是在要求的时间、成本及质量限度内完成双方都满意的项目范围。

启动阶段是一个新的项目识别与开始的过程，这主要是确定一个项目可以开始并着手实施。启动涉及项目范围的知识领域，其输出结果有项目章程、任命项目经理、确定约束条件与假设条件等。
项目的计划过程是项目实施过程中非常重要的一个过程，对项目任务进行计划并确保实现项目目标。通过对项目的范围、任务分解、资源分析等制定一个科学的计划，能使项目团队的工作有序的开展。
在执行阶段，通过协调人力物力等资源，执行计划。项目执行阶段，我们通常也理解为项目的实施，一般指项目的主体内容执行过程，但实施包括项目的前期工作，因此不光要在具体实施过程中注意范围变更、记录项目信息，鼓励项目组成员努力完成项目，还要在开头与收尾过程中，强调实施的重点内容，如正式验收项目范围等。在项目实施中，重要的内容就是项目信息的沟通，即及时提交项目进展信息，以项目报告的方式定期通过项目进度，有利开展项目控制，对质量保证提供了手段。
项目管理的过程控制，是保证项目朝目标方向前进的重要过程，就是要及时发现偏差并采取纠正措施，使项目进展朝向目标方向。
一个项目通过一个正式而有效的收尾过程，不仅是对当前项目产生完整文档，对项目干系人的交待，更是以后项目工作的重要财富。在经历的很多项目中，更多重视项目的开始与过程，忽视了项目收尾工作，所以项目管理水平一直未能得到提高。

四、项目生命周期内Project的工作

那么，上述提及的项目管理过程在Project中又是如何落地实现的呢？在谈在Project软件中如何实现项目管理之前，我们先来了解一下有关Project的版本进化历史。
Microsoft Project (或 MSP)是一个国际上享有盛誉的通用的项目管理工具软件，凝集了许多成熟的项目管理现代理论和方法，可以帮助项目管理者实现时间、资源、成本的计划、控制。

第一个版本的Microsoft Project于1984由一家与微软合作的公司开发给DOS使用。微软于1985年买了这个软件并发布第二版本的Project。第三版本的Project于1986年发布。第四版本的Project也于1986年发布，这是最后一个DOS版本的Project。
1990年，微软推出了世界上第一个基于WINDOWS环境下的Project 1.0 for Windows版本，开创了一个新篇章。此后，大约每两年就有一个新版本，功能逐版增强，操作越来越简化容易。
1992年4月，Project 3.0 for Windows问世，当年在美国PC Magazine杂志组织的评比内容多达280余项的8个项目管理软件评比中，被编辑部推荐为最佳软件。
1994年4月，微软推出Project 4.0 for Windows，世界上很多大公司(如波音公司)争先选用它做项目管理。
在Windows 95问世后，适应这个操作系统的Project 4.1于1995年7月进入项目管理领域，该版本增强了在计算机网络通讯方面的功能，为大型工程的现代化管理奠定了基础。
1997年10月，微软推出了Project 98英文版，当年12月又推出了中文版。
2000年4月3日，微软公司宣布，Project 2000及其配套软件——基于WEB的Microsoft Project Central的零售开始。2000年7月19日，微软(中国)有限公司正式发布了面向项目管理的软件Project 2000中文版。
2002年9月6日，Project 2002中文版正式上市。Project 2002包括了Microsoft Project Standard 2002、Microsoft ProjectProfessional 2002以及Microsoft Project Server 2002三个版本。
2003年10月21日，微软公司宣布Microsoft Office System大规模投放市场。简体中文版于2003年11月13日在北京正式发布。
2006年11月30日，微软公司发布Office2007 RTM版。2007年1月30日，Office 2007正式版的零售发布。Office Project 2007家族包括Office Project Standard 2007以及Enterprise ProjectManagement (EPM) Solution。
2012年10月11日，Project2013正式发布，新版本包括标准版、专业版和server版以及Project Pro for Office 365。

回到我们在前面讨论的项目管理过程在Project中又是如何落地实现的问题，我们以Microsoft Project 2013为例，在项目启动阶段，可以通过Project 软件确定项目目标并收集准备资料；在项目计划阶段，可以通过Project 2013制定项目计划，并保存为比较基准；在执行阶段，按照项目计划实施项目，并及时记录项目的实际进展；在项目控制阶段，通过跟踪项目，将项目实际状态与比较基准进行比较，找出问题；而在项目收尾阶段，则整理并保存项目资料并进行总结。

对于Project 2013而言，其主要功能包括但不限于实现项目进度管理、项目资源管理、项目成本管理、项目跟踪管理和项目报表视图等。
项目范围管理：利用Project 的项目分解功能，可以方便的对项目进行分解，并可以在任何层次上进行信息的汇总。
项目进度管理：Project 2013提供了多种进度计划管理的方法，如甘特图、日历图、网络图等，利用这些方法，可以方便地在分解的工作任务之间建立相关性，使用关键路径法计算任务和项目的开始、完成时间，自动生成关键路径，从而对项目进行更有效的管理。
项目资源管理：在资源费用管理中，Project 采用了自下而上的估算技术。在人力资源管理中，Project 2013提供了“资源平衡”、“责任矩阵”、“资源需求直方图”等技术，力求对资源进行更合理的分配。
信息沟通管理：Project 使用丰富的视图、报表，为项目中不同类别的人员提供了所需的信息。