02 【PMP】项目管理系统、PMIS、工作授权系统、配置管理系统、变更管理

PMBOK融会贯通：盘点八大系统《项目管理系统、PMIS、工作授权系统、配置管理系统、变更管理》

 

一、  PMBOK相关系统：

工作系统作为事业环境因素，提高或限制项目管理的灵活性，并可能对项目结果产生积极或消极影响，包括项目管理系统、项目管理信息系统PMIS、配置管理系统、变更控制系统、合同变更控制系统、工作授权系统、记录管理系统等，遗憾的是PMBOK并没有对这些工作系统进行区分和详解，汇总PMBOK提到的相关工作系统如下：

1.1     项目管理系统

管理项目所需的过程、工具、技术、方法、资源和程序的集合。它是一个大拿，包括其它子系统。

PMBOK在术语表对其有定义，没有单独以工具与技术的形式出现在任何过程。

1.2  项目管理信息系统PMIS

由收集、整合和传播项目管理过程成果的工具和技术所组成的信息系统。它为项目从启动到收尾的所有方面提供支持，可以包括人工和自动系统。

作为事业环境因素的一部分，项目管理信息系统（PMIS）为PMBOK4.3指导与管理项目执行的工具与技术，可提供自动化工具包括“进度计划软件、配置管理系统、信息收集与发布系统，或进入其他在线自动化系统的网络界面”。也可在收尾过程将所有相关项目文件在项目管理信息系统（PMIS）中归档，以便作为历史数据使用。另外，采购里面的过程记录系统也属于项目管理信息系统的子系统。

注：此系统能提高管理复杂项目的效率。

1.3 工作授权系统

它是一系列正式书面程序的集合，规定如何授权（委托）项目工作，以保证该工作由正确的组织、在正确的时间、以正确的顺序执行。工作授权系统包括发布工作授权所需的步骤、文件、跟踪系统以及审批层次。

它是整个项目管理系统的一个子系统。PMBOK在术语表对其有定义，没有单独以工具与技术的形式出现在任何过程。

注：此系统保证该工作由正确的组织、在正确的时间、以正确的顺序执行。例如公司的产品开发流程和系统端到端交付流程等。

1.4   配置管理系统

它由一系列正式的书面程序组成，用于对以下工作提供技术和管理方面的指导与监督：识别并记录产品、成果、服务或部件的功能特征和物理特征；控制对上述特征的任何变更；记录并报告每一项变更及其实施情况；支持对产品、成果或部件的审查，以确保其符合要求。该系统包括文件和跟踪系统，并明确了为核准和控制变更所需的批准层次。

它是整个项目管理系统的一个子系统，也可归属于项目管理信息系统的子系统。PMBOK 4.5实施整体变更控制里面有提到配置管理系统和变更控制系统区别和联系。

包含在整体变更控制过程中的部分配置管理活动如下：

a)        配置识别。选择与识别配置项，从而为定义与核实产品配置、标志产品和文件、管理变更和明确责任提供基础。

b)        配置状态记录。为了能及时提供关于配置项的适当数据，应记录和报告相关信息。此类信息包括已批准的配置识别清单、配置变更请求的状态和已批准的变更的实施状态。如在买电脑过程中，你觉得需要买一个更高配置的电脑，你会启动变化记录。

c)        配置核实与审计。配置核实与配置审计能保证项目配置项组合的正确性，保证相应的变更都被登记、评估、批准、跟踪和正确实施，从而确保配置文件所规定的功能要求都已实现。 如买回后，你会验收配置是否与你需求一致，并确定是不是最新的需求变更到底执行没？

例如，如我帮你买一台电脑，你需确定电脑规格（台式还是笔记本，尺寸大小是13.1寸还是12寸，然后确定CPU是intel i7还是i6、内存条规格是DDR333还是什么？这些我们日常称为电脑配置）这就在做配置识别。

买的过程中，可能你需要的某个配置与你原定的不符，或有更好的，这个时候我需要报告给你，告知你需改变你的配置，这时你要进行配置状态记录。

买回后，叫给你时，亲兄弟明算账，你会对照原来配置清单一一确认，看买回的电脑与原有要求进行核实和审计。这就是配置核实与审计。

1.5    变更管理系统

规定如何控制、变更与批准项目可交付成果和文件的一套正式书面程序。在大多数应用领域，变更控制系统是配置管理系统的一个子系统。

参加PMBOK 4.5实施整体变更控制，多数领域变更控制系统归属配置管理系统，附带整体变更控制功能的配置管理系统可以提供标准化、效果好和效率高的方式，来集中管理已批准的变更与基准。

配置控制重点关注可交付成果及各个过程的技术规范，而变更控制则着眼于识别、记录和控制对项目及产品基准的变更

1.6   合同变更控制系统

合同变更控制系统规定了修改合同的流程。它包括文书工作、跟踪系统、争议解决程序，以及各种变更所需的审批层次。

作为PMBOK 12.3管理采购的工具与技术，合同变更控制系统应当与整体变更控制系统整合起来，归属于变更控制系统下面的子系统

1.7 记录管理系统

记录管理系统来管理合同、采购文件和相关记录。它包含一套特定的流程、相关的控制功能。该系统中包含可检索的合同文件和往来函件档案。

作为PMBOK 12.3管理采购的工具与技术，归属于项目管理信息系统（见 4.3.2.2节）一部分的自动化工具。

图4-1

二、  考点注意：

》  能提高管理复杂项目的效率是项目管理信息系统，作为整合管理4.3指导与管理项目执行的工具与技术；

》 此系统保证该工作由正确的组织、在正确的时间、以正确的顺序执行。情景如公司的产品开发流程和系统端到端交付流程等；

》  多数领域变更控制系统归属配置管理系统。配置控制重点关注可交付成果及各个过程的技术规范，而变更控制则着眼于识别、记录和控制对项目及产品基准的变更；

》包含在整体变更控制过程中的部分配置管理活动配置识别、配置状态记录和配置核实与审计，容易出现情景题；

》合同变更控制系统属于采购管理12.3管理采购的工具与技术，包括文书工作、跟踪系统、争议解决程序，以及各种变更所需的审批层次。

三、考题解析

1)       项目管理信息系统属于？

A、组织过程资产

B、事业环境因素

C、工作授权系统

D、 变更控制系统

    解析：B

考点项目管理信息系统，属于事业环境因素也是指导与管理项目执行的工具与技术。