在ZOHO企业网盘中如何快速搜索文件?
现在越来越多的企业采用企业网盘来存储文档和资料,而且现在市面上的企业网盘各种各样。在使用企业网盘过程中,很多用户会问到企业网盘中如何快速搜索文件的问题。但是无论是“标签”功能还是普通的“关键词搜索”功能,都是单层级的,比如下图中这样的多层级搜索需求,该如何实现呢?
这时,最好是可以对文件打多个标签,那么当搜索“设计组”+“宣传图”的时候,就会精准过滤出所需文件。这如何实现呢?
不妨看看用 Zoho WorkDrive企业云盘的高级过滤器 -数据模板功能来轻松解决这一难题。
这个过程涉及到3个步骤:
- 创建数据模板---对它添加自定义字段
- 把文件和文件夹关联到数据模板--就是把自定义字段的值填上,相当于给文件打多个标签
- 用数据模板来搜索文件和文件夹--相当于通过多个子标签来过滤文件,在搜索栏里用
我们逐步来看。
创建数据模板
1. 管理员点击“管理员控制台”--数据模板--创建数据模板,输入模板名称,比如“设计图”,点击“创建”。
2. 点击“添加自定义字段”,第一个字段,类型选成“选择”,字段名称输入“部门”,显示选择为“下拉菜单”,提供选择这里,分别输入3个选项:策划组、设计组、开发组。想让哪个选项默认显示就勾选它。点击“创建”。
3. 用同样的方法,再创建一个自定义字段“文件类型”,分别输入3个选项:原画素材、立绘素材、宣传图。
这个简单的数据模板就创建好了。
关联数据模板
这文件是哪个部门出的,类型是什么样的,如实选择就行。点击“关联”。
文件搜索
在顶部的搜索栏里,选择“数据模板”--设计图,添加条件:部门=策划组,并且图纸类型=原画素材,点击“搜索”。
那么符合这两个条件的文件就会被搜出来。
在这个流程中需要注意的事项:
- “我的文件夹”里的文件和文件夹不能关联到数据模板
- “草稿”状态的文件,不能关联到数据模板
- 不能一次选择多个文件/文件夹,进行关联/取消关联。
- 团队文件夹里具有“编辑”权限的成员才可以做关联操作,共享给你的文件也行。
- 业务版(就是最高版)才有此功能
- 创建好了所有成员都可以使用这个功能来搜索文件。
- 每个团队最多可创建200个数据模板
- 同一个文件/文件夹最多可关联5个数据模板
- 每个团队最多可创建1000个自定义字段
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