项目PMP之十项目沟通管理

项目PMP之十——项目沟通管理

 

一、定义：通过正式或非正式途径信息有效交换获取想法、指示或情绪；向大家说明项目进度现状（即工作绩效报告）

• 成功的沟通：适合的沟通策略；信息传递需要恰当；理解正确；筛选有效的信息；5C原则
  • 5C原则：正确的语法和拼写；简洁的表述和无多余字；清晰的目的和表述；连贯的思维逻辑；受控的语句和想法承接
• 由指定策略（确保沟通有效）和执行必要活动组成
• 沟通为有意/无意的信息交换
• 面相：胖：心宽；瘦：疙瘩；鼻下沿：用钱阔气；天庭：饱满；耳垂：福报
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二、过程：

1. 规划沟通管理：定义沟通模式、方法和计划；引导相关方有效参与项目；防止信息错误传递或传递延迟、防止相关方沟通不良
   • 有效沟通的基本属性：沟通目的明确；尽量了解沟通接收方，满足其需求与偏好；监督并衡量沟通的效果
   • 工具：
     • 专家判断
     • 沟通需求分析：确认相关方信息需求，包括类型、格式、价值、途径等
       • 沟通渠道：n*（n-1）/2   n为人数
     • 沟通技术：影响点：信息需求的紧迫性；技术的可用性和可靠性；易用性；项目环境；信息敏感性和保密性

     沟通模型：

     • 发送和接受的沟通模型：编码（发出）；传递信息（人、机器、环境）；解码（有用的信息）
     • 互动沟通模型：编码（发出）；传递信息（人、机器、环境）；解码（有用的信息）；确认已收到；反馈/响应（确认信息的可理解性）
     • 沟通方式：
       • 互动型：实时信息交换：会议、电话、钉钉
       • 推式型：特定接收方，无法确认受众都获得：邮件、新闻、传真
       • 拉式型：在大量复杂信息或大量信息受众，遵守特定规则自行拉取：wiki、内网资源
     • 人际和团队：沟通风格评估（识别偏好，确认相关方参与度）；政治意识（了解正式/非正式权力）；文化意识（抚平文化差异性）
     • 数据表现：相关方参与度评估矩阵
     • 会议
   • 输出：
     • 沟通管理计划：
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2. 管理沟通：促使相关方更有效地进行信息流动；确保项目信息及时且恰当地处理
   • 输入：工作绩效报告：即项目绩效和状态信息的发布
   • 工具：
     • 沟通技术：同上
     • 沟通方式：同上
     • 沟通技能：胜任力（通过技能建立关系）；反馈（获取反应信息）；非口头（肢体、眼神）；演示（展示验收，正式交付）
     • 项目管理信息系统（PMIS）：电子项目管理工具（jira仪表盘）；电子沟通管理工具（邮件）；社交媒体管理（博客、微博）
     • 项目报告发布：相关方细化报告
     • 人际和团队：倾听、冲突管理、文化意识、会议管理、人际关系、政治意识
     • 会议：有效并高效的达到预期目标；包含：准备并发布会议，确保会议在规定的时间开始和结束，确保适当参加者受邀并出席，切题，处理会议中的期望、问题和冲突，记录所有行动及分配的行动责任人
   • 输出：项目沟通记录：包含绩效报告、可交付成果状态、进度进展、产生的成本、演示、相关方需求的其他信息
3. 监督沟通：沟通计划有效的执行对于项目和预期结果的支持力度确认；通过沟通管理计划和相关方参与计划来优化信息传递过程；主旨为正确的时间，通过正确的渠道，将正确的内容传递给正确的受众
   • 通过专家判断、PMIS、数据表现（相关方参与度评估矩阵）、人际（观察和交谈）、会议实现
   • 沟通产出变更